Eckart Diepenhorst, Chief People und Communications Officer beim Mobilitätsanbieter Free Now, und Richard Doherty, Senior Director, Product Marketing EMEA bei Workday, im Gespräch über Personalarbeit in Zeiten von Corona, der großen Resignation und datengetriebene Mitarbeiterführung.

Foto: Free Now Eckart Diepenhorst ist Chief People and Communications Officer des europäischen Mobilitätsanbieters Free Now (ehemals mytaxi), einem Joint Ventures zwischen BMW und Daimler it&t business: Herr Diepenhorst, welche Software-Lösungen nutzen Sie konkret?

Eckart Diepenhorst: Wir nutzen die HCM-Lösung von Workday. In den Jahren 2016 und 2017 wuchs unser Unternehmen sehr stark und die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhte sich deutlich. Außerdem hatten wir das Ziel, alle Geschäftseinheiten zusammenzuführen. Dadurch kamen wir sehr bald an einen Punkt, an dem die Lösungen, die wir für die Personalverwaltung einsetzten, nicht mehr skalierbar und flexibel genug waren. Also haben wir nach einem System gesucht, dass die nötige Flexibilität bietet. Mit HCM von Workday ist es jetzt möglich, zu jedem Mitarbeiter oder jeder Mitarbeiterin jeweils ein komplettes Set an Daten zu haben. Wenn man nun einen Kollegen oder eine Kollegin einer neuen Einheit zuordnet, muss man nur das entsprechende Daten-Set verschieben. HCM ist mittlerweile das Rückgrat unserer HR-Abteilung.

it&t business: Inwiefern hat die COVID-19-Pandemie die Umsetzung der digitalen Transformationsstrategien bei Free Now beschleunigt?

Eckart Diepenhorst: Da es uns erst seit zwölf Jahren gibt, hatten wir zum Glück nicht so viele Altsysteme. Wir brauchten einen Tag, um festzustellen, dass zwei Abteilungen nicht in der Lage sind, komplett remote zu arbeiten. Und dann benötigten wir zwei Wochen, um das zu ändern. Seitdem können alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Job zu 100 Prozent von zu Hause aus erledigen. Systeme wie Workday spielen dabei eine bedeutende Rolle. Denn sie erlauben es uns im HR-Bereich, von überall und mit jedem Gerät zu arbeiten. Dabei ist es auch wichtig, dass alle Daten zentral verfügbar sind. Denn wenn niemand mehr im Büro ist, fehlt mir quasi das Gefühl für die Leute, für die Atmosphäre im Unternehmen. Deswegen brauche ich den Blick auf die Daten. Wir installieren jetzt Dashboards, die es den Führungskräften ermöglichen, einen besseren Überblick über ihr Team, die Fluktuationsraten, die Gründe für das Ausscheiden oder die Gehaltsspannen zu erhalten. Wir führen außerdem Dashboards für die Themen Diversität und Inklusion ein.

Foto: Workday Richard Doherty ist Senior Director Product Marketing EMEA beim Softwareunternehmen Workday Richard Doherty: Die HR-Abteilungen waren in den vergangenen zwei Jahren quasi im Auge des Sturms. Sie waren mitverantwortlich dafür, dass die Unternehmen weiter agieren konnten. Und man kann es gar nicht hoch genug einschätzen, wie schwierig das war. Wenn man sich anschaut, welche Organisationen dabei erfolgreich waren, stellt sich heraus: Einer der Hauptfaktoren ist die technologische Plattform. Denn man braucht eine technische Basis, um die Home-Office-Arbeit zu managen und den Angestellten Zugriff auf alle Services und Systeme zu geben, die sie benötigen. Daher hat die Pandemie der digitalen Transformationen einen Schub gegeben. Und Unternehmen erkannten, dass ihre HR-Systeme agiler sein müssen, weil auch ihre Belegschaft agiler ist.

it&t business: Hat sich die Rolle des Personalverantwortlichen verändert?

Eckart Diepenhorst: Oh ja, sehr sogar – und auf vielfältige Weise. Es gibt einen Trend, der in den USA begann und jetzt auch in Europa zu beobachten ist. Der nennt sich: Die große Resignation. Laut einer Microsoft-Studie, in der 30.000 Angestellte weltweit befragt wurden, wollten dieses Jahr 40 Prozent der Leute ihren Job kündigen. Das heißt für mich als HR-Verantwortlichen zum einen, dass meine Prozesse noch flexibler und skalierbarer sein müssen, weil ich eventuell innerhalb kurzer Zeit neues Personal einstellen muss. Und ich brauche Prozesse, um mit den Angestellten zu kommunizieren und mit ihnen zu interagieren. Die Mitarbeiterbindung ist noch wichtiger geworden. Das gilt erst recht in der Pandemie.

Wenn ich mich mit Kolleginnen und Kollegen unterhalte und meine eigene Arbeit beobachte, dann stelle ich fest: Es geht im HR-Bereich zunehmend um Skalierbarkeit und um die Möglichkeit, alles an einem Ort zu halten. So ist es viel einfacher alle relevanten Informationen zusammenzutragen und diese zu analysieren. Seitdem wir alle Daten zentralisiert haben, laufen unsere End-to-End-Prozesse wesentlich reibungsloser. Daneben gibt es noch eine weitere Anforderung: Es ist sehr wichtig, dass sich die HR-Software mit anderen Systemen integrieren lässt.

it&t business: Können Sie konkrete Beispiele für diese Veränderungen nennen?

Eckart Diepenhorst: Wir machen zum Beispiel unsere Budgetplanung mit Workday. Dadurch werden automatisch neue Job-Rollen im HR-System angelegt, die wiederum automatisch an ein System weitergegeben werden, das wir für das Recruiting nutzen. Und von diesem werden Informationen auch wieder an Workday zurückgespielt.

Ein weiteres Beispiel: Wir managen unsere kompletten Onboarding- und Offboarding-Prozesse ebenfalls in Workday. Und das System ist unter anderem mit der internen IT-Abteilung verknüpft. Wenn nun ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin zu uns kommt, sendet Workday automatisch eine Nachricht an die IT, damit diese den Laptop an den entsprechenden Arbeitsort – zum Beispiel nach Indien – schickt. Solche und andere Integrationen bringen uns konkreten Nutzen. So spart zum Beispiel ein HR-Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin 30 Minuten Arbeitszeit, weil der Einstellungsprozess schneller abläuft.

it&t business: Die Pandemie hat die Weise, wie wir arbeiten verändert. Wie gehen Sie mit den Thema „New Work“, Homeoffice, dezentrales Arbeiten etc. um?

Eckart Diepenhorst: Wir müssen uns noch stärker auf Initiativen zur Mitarbeiterbindung fokussieren. Es reicht nicht aus, das Home Office technisch und organisatorisch zu ermöglichen. Man muss sich auch darum kümmern, dass sich jeder mit dieser neuen Arbeitsweise wohl fühlt und weiter motiviert bleibt.

it&t business: Vor welchen neuen Herausforderungen stehen die Führungskräfte?

Eckart Diepenhorst: Da wir nun alle nicht mehr im Büro arbeiten, sind meine Möglichkeiten eingeschränkt, mit den Leuten in Kontakt zu treten. Man sitzt nicht mehr gemeinsam in einem Raum, wo man einen Kollegen oder eine Kollegin direkt ansprechen und ihm oder ihr ins Gesicht schauen kann. Ich musste also lernen, wie man mit jemandem kommuniziert, wenn man sich nicht am selben Ort befindet.

it&t business: Welche Strategien nutzen Sie in der Mitarbeiterrekrutierung und -bindung?

Eckart Diepenhorst: Ich muss die Abwanderungsraten und die Gründe dafür so gut wie möglich verstehen. Und es gibt zwei Wege, wie uns ein System wie Workday dabei helfen kann. Zum einen machen wir regelmäßige Umfrage unter unseren Angestellten. Das geschieht nicht etwa einmal im Jahr, sondern jede Woche. Jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin werden dabei immer wieder neue Fragen gestellt. Daraus erhalten wir Statistiken, die uns Aufschluss darauf geben, wie zufrieden die Befragten zum Beispiel mit ihrem Gehalt, mit ihren Vorgesetzten oder mit der Ausrichtung des Unternehmens sind.

Die Daten werden analysiert und geben uns die Möglichkeit, auf ganz unterschiedliche Weise zu reagieren. Die Erkenntnisse, die wir gewinnen, können zum Beispiel dazu führen, dass Gehaltserhöhungen für eine bestimmte Abteilung größer ausfallen als geplant.

Nur wenn man die Bewegungen in der eigenen Organisation versteht, erkennt man auch, in welchem Bereich als nächstes neues Personal gebraucht wird oder warum Leute kündigen. Die Gründe nennen sie uns zum Beispiel in den Kündigungsgesprächen, die wir dokumentieren. Solche Informationen sammeln wir ebenfalls in Workday. Ich habe dadurch so viele Daten, die ich aus vielen verschiedenen Blickwinkeln betrachten kann, dass ich das Engagement und die Bindung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel besser verstehen kann.