Technologie verändert, wie wir arbeiten. it&t business lud drei Experten zum „Future of Work“-Talk.

Foto: it&t business Reinhard Travnicek, Managing Director ACP X-tech, Gerald Perchthaler, Country Manager HPE Pointnext Services, und Peter Trawnicek, Country Manager VMware Austria (v.l.) Einen ganzheitlichen, integrierten Ansatz für den Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen, steht derzeit auf der Aufgabenliste fast aller Unternehmen. Laut einer aktuellen IDC-Studie hat aber bisher nur ein Drittel der europäischen Firmen eine solche „Future-of-Work-Strategie“ etabliert. Woran hapert es? Peter Trawnicek, Country Manager VMware Austria, Reinhard Travnicek, Managing Director ACP X-tech, und Gerald Perchthaler, Country Manager HPE Pointnext Services, machen sich im it&t business Talk Gedanken zum Arbeitsplatz der Zukunft.

it&t business: Was versteht man unter einem „Modern Workplace“?

Peter Trawnicek: Wir sprechen von einer Gemengelage aus Technologien, Unternehmenskultur und Prozessarbeit. Die technischen Probleme sind gelöst. Die Herausforderungen liegen in erster Linie bei der Frage, wie kann ich mit diesen Werkzeugen den Erfolg meines Unternehmens unterstützen. Was heißt das für meine Führungssysteme, was heißt das für meine Applikationslandschaft, was heißt das für meine Beziehungssysteme gegenüber meinen Kunden etc. Dort besteht der größte Handlungsbedarf und dort liegt auch der Grund, warum dieser ganzheitliche Ansatz noch nicht überall durchgegriffen hat. Wir haben einen großen Abstand zwischen dem, was die IT macht, und dem, was die End User wollen.

Es passiert eine Art Demokratisierungsprozess. In der Vergangenheit haben die Experten den Anwendern vorgegeben, was sie brauchen. Das hat sich aufgelöst. Jeder hat heute einen Mikrocomputer in der Hosentasche – die Leute können mit der Technologie, die sie privat nutzen, viel mehr tun, als mit dem, was sie im Büro nutzen. Diese Diskrepanz muss man schließen. Das ist ein Prozess, der sich oft schwierig gestaltet und durch einen gesteuerten Veränderungsprozess begleitet werden muss. Dabei muss der Endanwender im Mittelpunkt stehen, denn nur der weiß, was er wirklich braucht.

Reinhard Travnicek: Das ist genau der Punkt. Wesentlich ist es, beim Arbeitsprozess selbst zu beginnen, diesen zu verstehen und in der Folge mit digitalen Werkzeugen auf den modernen Arbeitsplatz umzulegen.

Wir sehen in den Unternehmen ein klassisches Spannungsdreieck IT – Human Ressources – Geschäftsführung. Die HR-Abteilung sagt: Um junge Mitarbeiter anzusprechen, müssen wir Themen wie Remote
Work oder Choose-Your-Own-Device adressieren. Die IT-Abteilung blockiert, weil das eine sehr komplexe Landschaft verlangt. Auf Management-Seite gibt es oft Berührungsängste mit den neuen Technologien. An dieser Spannung scheitern Projekte oft. Die Technologie ist da, aber die Organisation ist oft noch nicht so weit.

Gerald Perchthaler: Ein wichtiger Punkt dabei ist, das Thema gesamtheitlich zu betrachten. Was will ich mit meinem „Modern Workplace“-Projekt erreichen? Ich will ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen, wo ich für junge Talente attraktiv bin – Stichwort „War for Talents“. „Workplace“ ist also ein strategisches Thema, das nicht in der IT oder im Fachbereich angesiedelt ist, sondern auf Unternehmensebene aufgesetzt werden muss.

Die IT stellt die Services bereit, damit der Mitarbeiter Orts-, Zeit- und Geräte-unabhängig arbeiten kann. Diesen Change-Prozess einzuleiten und meine Unternehmenskultur in diese Richtung zu lenken, darauf kommt es an. Zentral sind dabei die Menschen. Wie hole ich die Mitarbeiter ab, damit sie die schönen neuen Lösungen auch nutzen, wie schaffe ich die Governance, um den Mitarbeitern die Freiheit zu geben, beispielsweise im Home Office zu arbeiten. Das ist ja in gewisser Weise eine Vertrauensfrage. Dieses Change Management und dieser Shift im Mindset muss von oben herab passieren.

P. Trawnicek: Die Reibungen werden natürlich auch dadurch bedingt, dass man in der Vergangenheit den klassischen Arbeitsplatz als Schreibtisch, vor dem ein Mensch sitzt, gedacht hat. Heute geht es ja viel mehr darum, dass viele Angestellte nicht mehr in dieses Schema hineinpassen. Es geht um den richtigen Kontext. Denken sie an Postbedienstete. Diese muss ich mit dem richtigen Gerät ausstatten, das muss portabel sein, die Batterie braucht eine entsprechende Laufzeit, die Applikation muss so beschaffen sein, dass auch ein nicht IT-affiner Mensch sie einfach bedienen kann. Diese Systeme verändern für sehr viele Menschen die Art und Weise, wie sie arbeiten. Das ist die digitale Arbeit der Zukunft, nicht, einen noch größeren Bildschirm auf den Schreibtisch zu stellen. Es geht auch darum, wie kann ich die Menschen, die nicht typische Büroarbeiter sind, in den Prozess integrieren. Und damit wird diese Revolution in den Unternehmen noch einmal viel größer.

Und da sind wir genau bei dem Punkt, warum sich gewisse Bereiche so schwer mit dieser Veränderung tun. Wer hat denn einmal einem Arzt über die Schulter geschaut, bei dem was er tut, und danach seinen Arbeitsplatz gestaltet. Es geht darum zu fragen, welche Art von Werkzeug brauchst du in diesem Moment für diese Art von Arbeit. Darauf zu reagieren, ist etwas vollkommen anderes, als die Sichtweise der IT, die eine möglichst homogene Landschaft bauen möchte, die möglichst einfach zu administrieren ist.

Foto: pixabay Technik alleine ist also zu wenig. Wie bringen Unternehmen all diese Anforderungen unter einen Hut?

G. Perchthaler: Das geht nur dadurch, dass man fragt, was sind die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters, der jeweiligen Mitarbeitergruppe. Welche Rollen haben meine Mitarbeiter und was ziehen diese für Anforderungen nach sich? Daraus ergibt sich, wer welche Zugriffsrechte hat, wer auf welche Applikationen in welchem Kontext zugreifen kann. Ein Sachbearbeiter braucht etwa nicht die unendliche Flexibilität und muss von überall aus arbeiten können, ein Außendienstmitarbeiter hingegen schon.

Der zentrale Punkt ist, ich muss von der Aufgabe, die der Mitarbeiter erledigen soll, her denken. Und nicht, wie es in der Vergangenheit oft war, was habe ich für technische Möglichkeiten und dann die Services herum bauen. Diese User-Zentrierung ist immens wichtig.

R. Travnicek: Das ist der springende Punkt, man muss beim Benutzer beginnen. Wenn man das verstanden hat, dann kommt man fast automatisch zu den richtigen digitalen Werkzeugen.

Wie holt man die End User ins Boot?

R. Travnicek: Wenn man beim User beginnt, wird es vom User auch genutzt. Unsere Vorgehensweise: Wir dokumentieren mit User-Interviews wie heute gearbeitet wird, mit welchen Werkzeugen, Daten, an welchem Ort. Dann ist man soweit, aus dem bestehenden Prozess eine Liste mit „Pain Points“ zu erstellen, die zeigt, wo es momentan nicht funktioniert. An diesen Schwachstellen beginnt man zu arbeiten. Manchmal lassen sich die Schwachstellen mit Technologie wegbekommen, manchmal ist es das klassische Thema, wir müssen Team-Building machen, weil die Leute nicht miteinander reden.

G. Perchthaler: Userakzeptanz durch Kulturwandel ist ein zentraler Faktor. Die Kehrseite sind aber auch klar definierte Spielregeln und – ganz wichtig – Schulungsmaßnahmen. Die Technologie und Prozesse müssen ja mit Leben erfüllt werden, um diesen Change Management-Prozess bei den Mitarbeitern voranzutreiben. In jeder Firma gibt es die Early Adopter, die neue Werkzeuge sofort nutzen, diejenigen, die abwarten, und diejenigen, die das ganze Projekt von Anfang an ablehnen.

P. Trawnicek: Das sind meiner Erfahrung nach oft viele kleine Elemente, wie sich die Kultur wandeln muss, damit diese Instrumente wirklich greifen. Um ein banales Beispiel zu bringen: Es muss Teil der Firmenkultur sein, dass akzeptiert wird, wenn im Hintergrund der Hund bellt oder das Baby schreit.

R. Travnicek: Ganz richtig. Das sind oft weniger IT-, als Organisationsfragen. Die Technologie ist da, wie nutze ich sie korrekt? Denken Sie zurück an die Netiquette beim E-Mail. Man hat anfangs auch erklären müssen, wie man sich in einem Mail ausdrückt. In Wirklichkeit haben wir das bei den neuen Produkten, seien es nun Chat-Messenger oder Videokommunikation, genauso. –lh–