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ACP X-tech

Der Weg zum Smart Workspace

Gastbeitrag: Der digitale Arbeitsplatz steht in vielen Unternehmen weit oben auf der Agenda. Digital alleine reicht jedoch nicht, meint Reinhard Travnicek.

Foto: Christine Bauer Der Autor Reinhard Travnicek ist Geschäftsführer von ACP X-tech Arbeit erfolgt heute flexibel, mobil, interaktiv und über Grenzen hinweg. Vor allem die Art, wie moderne Wissensarbeiter ihren Job erledigen, unterliegt permanenter Veränderung. Im digitalen Zeitalter ist vernetztes, offenes, partizipatives und agiles Arbeiten der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Der sogenannte digitale Arbeitsplatz der Zukunft soll dafür die Basis legen. Aber was heißt Digitalisierung der Wissensarbeit? Derzeit sind bereits 79 Prozent aller Beschäftigten weltweit auf Internet und Telekommunikation angewiesen. Der Arbeitsplatz der Wissensarbeiter ist in irgendeiner Form somit bereits seit längerer Zeit digital – eigentlich schon, seit Computing verwendet wird oder es PCs gibt. Nun geht es vielmehr darum, ihn smarter zu gestalten.

Technologie alleine ist zu wenig

Der "Smart Workspace" soll Menschen bestmöglich bei der Arbeit unterstützen. Sei es mit einfachem User-Interface, klugem Wissensmanagement, der raschen Bereitstellung von Informationen und Ressourcen oder einem sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten. Der "Smart Workspace" ist aber kein reines Technologieprodukt, er ist vielmehr ein strategisches Thema. Der "Smart Workspace" setzt sich neben der Technologie auch aus den Komponenten Mensch und Prozessorganisation zusammen. Der zentrale Punkt am Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft ist: Die Arbeitsprozesse müssen verstanden werden, erst danach kann man digitale Werkzeuge für den "Smart Workspace" andenken.

Spannungsdreieck in Unternehmen

Wir von ACP X-tech sehen in den Unternehmen oft ein klassisches Spannungsdreieck aus IT, Fachabteilung und Geschäftsführung. Jeder dieser drei Bereiche sieht den „Smart Workspace“ aus seinem eigenen Blickwinkel. Der Geschäftsführung ist bewusst, dass sie den Mitarbeitern einen adäquaten Arbeitsplatz und sinnstiftendes Arbeiten ermöglichen muss. Die Fachabteilung hat erkannt, dass die Arbeitsprozesse mit den bisherigen IT-Lösungen nicht optimal abgebildet werden können. Die IT hingegen möchte eine möglichst homogene digitale Landschaft bauen. Das Thema ist jedoch ganzheitlich zu betrachten. 

Das unterschätzte Potenzial der Mitarbeiter

Der "New Work Design Prozess" von ACP X-tech setzt am Weg zum "Smart Workspace" deshalb beim Endanwender – also bei der Komponente Mensch – an. Denn er weiß aus erster Hand, wie der Arbeitsprozess momentan abläuft und wo man mit Veränderungen ansetzen kann, damit er effizienter wird. Erst mit entsprechender User-Zentrierung eröffnen sich vernünftige Möglichkeiten. Wenn man das verstanden hat, kommt man fast automatisch zu den richtigen digitalen Werkzeugen. Denn nur der Benutzer weiß, was er wirklich braucht. Der „New Work Design Prozess“ von ACP X-tech beginnt daher mit Interviewserien der User. Dabei wird oft sichtbar, wie kreativ und willens die Mitarbeiter sind, die Arbeitsabläufe zu verbessern. Dieses vorhandene Potenzial im Unternehmen wird von den Führungskräften häufig unterschätzt. Ein weiterer wichtiger Faktor: Nur wenn die Betroffenen mitbestimmen, wie ihre Arbeitswelt der Zukunft aussieht, werden Veränderungen im Unternehmen erfolgreich sein.

Evolution statt Revolution

Der Wandel der Arbeitswelt ist eher eine stetige Evolution als eine Revolution. Es geht darum, bestehende Systeme Schritt für Schritt in die digitale Welt zu integrieren, anstatt Unternehmen mit einem Big Bang digital zu transformieren. Es geht darum, Bruchlinien in den einzelnen Arbeitsprozessen zu beseitigen. Nehmen wir die Kundenreklamation als klassischen Service-Prozess. Wird diese vom Verkäufer oder der Hotline abgehandelt? Wie wird mit dem Problem des Kunden umgegangen? Wie erfolgt im Nachgang eine mögliche Verrechnung? Und wie wird der Prozess auf den Werkzeugen abgebildet? Es kann somit an vielen Ecken und Enden Systembrüche im Prozessablauf geben. 

Smart ist mehr als digital 

Im "New Work Design Prozess" von ACP X-tech wird anhand der User-Interviews dokumentiert, wie im Unternehmen gearbeitet wird – mit welchen Tools, Daten an welchem Ort. Daraus lässt sich eine Liste an "Pain Points" im Prozess erstellen. Mithilfe der Werkzeuge User Journey und Service Blueprint gestalten wir gemeinsam mit Mitarbeitern aus allen relevanten Bereichen einen optimierten, durchgängigen Prozess und unterstützen diesen mit digitalen Werkzeugen – aber nur, wo es notwendig ist. Denn es kann ja auch sein, dass lediglich zwei Abteilungen nicht miteinander reden. Smart muss nämlich nicht zwangsläufig digital bedeuten.  
 

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