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Digitale Rechnungserfassung

Das Wohnbauunternehmen Wien Süd schafft die Digitalisierung von tausenden Eingangsrechnungen.

Foto: Wien Süd Beate Braun, Wien-Süd: „Mit der digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten“ Wien-Süd setzt erfolgreiche Schritte in Richtung der digitalen Finanzabteilung mit dem Ziel, die Effizienz im Konzern weiter zu steigern, die Mitarbeiter zu entlasten, und die Bearbeitungszeiten für 50.000 Eingangsrechnungen von 140 Unternehmen zu senken. Gemeinsam mit IT-Partner adesso Austria wurde mittels Ephesoft Transact im ersten Schritt die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Daher wird die Lösung im nächsten Schritt auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang ausgerollt.

Start der digitalen Reise im Jahr 2018

Das 20-köpfige Team der Finanzbuchhaltung bearbeitet pro Jahr über 50.000 Eingangsrechnungen von unterschiedlichen Lieferanten und Partnern. Diese Eingangsrechnungen müssen auf formelle und materielle Korrektheit geprüft werden. Bis Anfang 2018 wurden diese Aufgaben noch vollständig händisch erledigt. Die Umstellung auf einen Scanprozess und die Vergabe von Barcodes zur Verknüpfung der Rechnungen mit dem jeweiligen Vorgang im ERP-System brachten erste Erleichterungen.

Während es vor zwanzig Jahren etwa 40 Unternehmen zu managen galt, sind es heute 140 und jedes Jahr kommen weitere hinzu. Die Finanzabteilung ist mit einer steigenden Komplexität der Strukturen konfrontiert. Es braucht eine digitale Lösung. Die Fehlerquoten im bisherigen Barcode-Prozess mussten reduziert, die Effizienz im gesamten Rechnungsverarbeitungsablauf gesteigert und die Mitarbeiter entlastet werden.

Mittels Ephesoft Transact wird die gesamte formale Rechnungsprüfung automatisiert. Dies führt zu einer erheblichen Entlastung des gesamten Teams und zur Steigerung der Produktivität, denn viele Eingangsrechnungen mussten an verschiedenen Stellen korrigiert werden – sei es aufgrund geänderter Bankverbindungen, inkorrekter Adressinformationen oder weiterer relevanter Details. Eine solide, fehlerfreie Stammdatenpflege ist der Schlüssel zum Erfolg.

Nachdem die Teams der Genossenschaft und adesso Anfang Februar 2019 die Roadmap für das Transformationsprojekt erstellt und in Angriff genommen hatten, konnte der „Go Live“ nach erfolgreicher Implementierung von Ephesoft Transact bereits im Dezember 2019.

„Mit der neuen digitalen Lösung konnten wir während der Hochphase der Corona-Pandemie den Rechnungseingangsprozess am Laufen halten. Dank des nunmehr ortsunabhängigen Ablaufs brauchte lediglich ein Kollege in die Zentrale fahren, um einmal täglich sämtliche Dokumente einzuscannen. Den gesamten weiteren Prozess konnten die Kollegen und ich aus den Homeoffices mittels Web-Zugriff auf Ephesoft Transact erledigen“, erzählt Beate Braun, Assistenz Leitung FIBU bei der Wien-Süd.

Großteil aller Rechnungen läuft über den neuen Prozess

Wien-Süd konnte schon in den ersten sechs Monaten die Fehlerquote auf 7,12 Prozent reduzieren – bereits 85,81 Prozent aller Rechnungen laufen über den neuen Prozess. Nur ein paar wenige Ausnahmen müssen aktuell noch händisch verarbeitet werden.

Fortsetzung der digitalen Reise

Die digitale Reise und die Zusammenarbeit von Wien-Süd und adesso Austria werden bereits fortgesetzt: Zukünftig sollen Lieferanten ihre Rechnungen als PDF-Dokumente digital einreichen, sodass auch das Scannen wegfällt und mittelfristig werden sämtliche Eingangsrechnungen über das neue System automatisiert abgewickelt.

„Im nächsten Schritt planen wir in enger Zusammenarbeit mit dem Team der Finanzbuchhaltung Ephesoft Transact auf die Bereiche Baudokumente und Posteingang auszurollen. Damit das Wien-Süd-Team auch hier von den Vorteilen profitiert, die sich bereits in der Rechnungseingangsverarbeitung gezeigt haben“, freut sich Reto Pazderka, Geschäftsführer adesso Austria, über die weitere Zusammenarbeit.

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