Gastbeitrag: Die Umstellung auf Enterprise Content Management aus der Cloud bringt viele Vorteile.

Foto: amagno Die Corona-Krise befeuert die Verbreitung von Cloud-basierten Applikationen Ein Vierteljahrhundert des exponentiellen Technologiewachstums und der Erfüllung unserer kühnsten Träume liegt bereits hinter uns. Hätte uns jemand um den Jahrtausendwechsel gesagt, dass Daten ein paar Jahre später als das moderne Öl betitelt werden und wir dank Machine Learning und KI-Algorithmen umfangreiche und vor allem innovative Datenanalysen durchführen können, hätten wir wahrscheinlich recht ungläubig mit dem Kopf geschüttelt.

Tatsächlich verändern Technologien die moderne Arbeitswelt wie kein anderer Einflussfaktor. Sie ermöglichen uns, unsere bisherigen Prozesse neu zu denken und sie zu optimieren. Durch die Anpassung unserer Workflows an die aktuellen Marktgegebenheiten, können wir an Effizienz gewinnen, unsere Geschwindigkeit steigern, Prozesse vereinfachen und unsere wertvollen Ressourcen gezielter einsetzen. Die sich stetig ändernden Kundenbedürfnisse erfordern außerdem, die eigenen Geschäftsprozesse immer im Blick zu haben und sie entsprechend der Kundenwünsche im regelmäßigen Turnus anzupassen. Fühlen sich die Kunden vom Unternehmen ernstgenommen und verstanden, ist das der Grundstein für eine lange und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung.

ECM-Landschaft erfährt Revolution der Nutzungsmodelle

Auch die Enterprise-Content-Management (ECM)- Landschaft ist Teil des stetigen Wandels. War es zunächst dessen Funktionsfähigkeit, die sich im Laufe der Zeit weiter formierte, geht es nun zunehmend um die Frage des passenden Nutzungsmodells – On Premise oder Cloud? Welche Variante scheint die bessere zu sein? Insbesondere die vergangenen Monate, die gespickt waren mit Begriffen wie „Corona-Krise“, „Lockdown“ und „Wirtschaftskrise“, haben uns wieder einmal gezeigt, wie wertvoll ein cloudbasiertes ECM sein kann. Denn ein Enterprise-Content-Management ermöglicht es seinen Anwendern, zu jeder Zeit und von jedem Ort allein oder kollaborativ an ihren Dokumenten und Projekten zu arbeiten, sich mit Kollegen darüber austauschen und ganz nebenbei die Compliance nicht aus den Augen zu verlieren. 

Lokal gespeicherte Applikationen hingegen erschweren dieses mobile und flexible Arbeiten ungemein, wenn es darum geht, Rechnungen von unterwegs freizugeben oder Anfragen außerhalb des Büros zu beantworten. Neben der Impraktikabilität analoger Prozesse, verstärkt der Gesellschaftstrend zur beruflichen Autonomie und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance den Wunsch, alles immer und von überall aus erledigen zu können. Die Flexibilität, schnelle Einsatzbereitschaft und hohe Skalierbarkeit sind es, weshalb das Cloud Computing als Grundstein der technologischen Entwicklung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Nicht nur Beruf und Privatleben lassen sich mit innovativen ECM-Lösungen aus der Cloud wunderbar vereinbaren. En passant ist es außerdem eine wertvolle Investition in die Zukunft und den Klimaschutz. Denn digital ablaufende Prozesse sind einfacher, schneller und transparenter, verbrauchen weniger Papier und obligatorische Wege sind passé.

Cloudboom im Enterprise Content Management nicht unwahrscheinlich

Bereits deutlich vor der Corona-Krise war die zunehmende Beliebtheit der cloudbasierten Applikationen deutlich spürbar. Studien aus dem vergangenen Jahr zeigen, dass Cloud Computing bereits bei vielen Unternehmen längst Einzug erhalten hat. Rund 76 Prozent der Unternehmen arbeiteten schon weit vor der Corona-Krise überwiegend mit Applikationen in der Cloud. Die Krise, in der wir uns gerade befinden, hat der Entwicklung nochmals einen mächtigen Schub Prosperität verliehen. 

Dieser Trend wird sich auch zukünftig weiter fortsetzen. ECM-Anbieter Amagno kann diesen Anstieg bestätigen. Lag der Fokus ihrer Kunden vor einer Dekade fast ausschließlich auf dessen On-Premise-Variante, hat sich jetzt, zehn Jahre später, der Wind gedreht. Weg von On-Premise und hin in die Cloud. Denn das einst sehr beliebte Nutzungsmodell macht 2020 nur noch rund ein Fünftel ihrer Umsätze aus und die Cloud-Variante gewinnt Jahr für Jahr mehr an Oberhand. ECM-Anbieter ohne Cloud-Strategie müssen tief in ihre Trickkiste greifen, um auch zukünftig weiter am Marktgeschehen teilhaben zu können.

ECM-Einstieg in die Cloud

Ganz gleich, ob die Erstanschaffung eines ECM oder den Wechsel von On Premise zur Cloud: Diese Umstellung sollte gut durchdacht und sukzessive durchgeführt werden. Eine vorangegangene Prozessanalyse verrät, welche Abläufe effizient sind oder lieber optimiert werden sollten. Nach erfolgreicher Workflowevaluation sollten sich die Projektverantwortlichen Gedanken über die Umsetzung der Workflows machen. „Was ist das Ziel meiner Abläufe?“, „Welche Maßnahmen müssen bis dahin ergriffen werden?“ und „Wie kann das Ziel möglichst effizient erreicht werden?“ Sind diese Fragen beantwortet, geht es im nächsten Schritt um die detaillierte Projektplanung.

Werden Prozesse in kleinen Schritten digitalisiert, bleibt nicht nur die Projektgröße überschaubar, sondern die Projektkosten verteilen sich außerdem auf einen längeren Zeitraum. Hinzu kommt, dass sich Erfolgserlebnisse relativ schnell erzielen lassen, während der weitere Betrieb aufrecht erhalten bleiben kann. Da nach erfolgreicher Installation in der Regel mehrere Mitarbeiter mit der ECM-Lösung arbeiten, empfiehlt sich, das Projekt im Kollektiv anzugehen, anstatt alleine. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle Beteiligten mit der gefällten Entscheidung wohlfühlen und gerne damit arbeiten. 

Das Softwareunternehmen amagno ist Hersteller der gleichnamigen Enterprise Content Management Software (ECM) für den digitalen Arbeitsplatz in Unternehmen.