Für das internationale Personalmanagement setzt Kotányi auf die HR-Software „engage!“.

Foto: Kotányi Gewürzhersteller Kotányi nutzt engage! von Infoniqa sowohl im Stammwerk in Wolkersdorf (Bild) als auch in den internationalen Niederlassungen Der Gewürzhersteller Kotányi ist ein multinational tätiges Unternehmen mit Sitz im niederösterreichischen Wolkersdorf, das seine Produkte in über 20 Länder exportiert. „Mit der bisherigen Verwaltung, beispielsweise mittels Listen, Papierunterlagen und vielen E-Mails, waren diese Herausforderungen nicht mehr zu bewältigen. Es musste eine Softwarelösung her, um die Prozesse rund um das Personalmanagement zu vereinfachen“, erklärt Thomas Schlechta, Personalleiter bei Kotányi.
Der Gewürzhersteller hielt nach einer geeigneten Portallösung Ausschau, die nicht nur das Personalmanagement abdeckt, sondern auch weitere Funktionalitäten, wie die Bewerberverwaltung, das Kompetenzmanagement oder den länderübergreifenden, mehrsprachigen Einsatz bietet. „Es war uns wichtig, mit der Lösung auch das internationale Personal erfassen zu können“, so Schlechta. In der engeren Auswahl filterte Kotányi drei Anbieter aus. „Schließlich waren es die Vielfalt an unterschiedlichen Modulen, die überschaubaren Kosten sowie die Flexibilität und Mehrsprachigkeit des Systems, die uns für das HR-Portal engage! von Infoniqa entscheiden ließen. Außerdem passte Infoniqa sehr gut zu uns als mittelständisches Unternehmen“, berichtet Schlechta.
Im nächsten Schritt ging es an die Umsetzung des Projekts. „Wir analysierten gemeinsam mit dem Dienstleister unsere Prozesse, testeten die Abläufe im Probebetrieb mit der Software und passten das System schrittweise an unsere Anforderungen an. Sogar am Wording feilten wir, um die Oberfläche des Portals mit unseren gebräuchlichen Standards in Einklang zu bringen“, so Schlechta. Danach folgten die Anbindung des LogaVplus Payrollsystems, um die Stammdaten direkt in die HR-Software übernehmen zu können. „Anfängliche Schwierigkeiten mit übernommenen Daten löste Infoniqa mit einer Beraterin, die nicht nur die IT-Aspekte, sondern auch die Sichtweise einer Personalabteilung versteht“, erzählt Schlechta.

Foto: Kotányi Thomas Schlechta, Leiter Personal bei Kotányi: „Mit engage! haben die Führungskräfte ein einfaches und übersichtliches Tool zur Verfügung“ Personalmanagement auf Knopfdruck.

Im Jahr 2009 startete Kotányi mit dem Echtbetrieb des Personalmanagement-Moduls. Damit können die Führungskräfte und Mitarbeiter berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Mit den praktischen Self-Services stehen aktuelle Personal-, Lohn- und Gehaltsdaten sowie diverse Auswertungen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Im nächsten Schritt folgte das Kompetenzmanagement. „Wir nutzen diese Funktion, um Mitarbeiter nach bestimmten fachlichen und sozialen Qualifikationen zu beurteilen. Mit dem System können wir einerseits das vorhandene Human Capital im Unternehmen effizient nutzen, aber auch gezielt weiter entwickeln“, erläutert Schlechta. Seit 2014 verwaltet Kotányi auch die Mitarbeitergespräche mit der HR-Lösung.
Nach den guten Erfahrungen in der Firmenzentrale rollte Kotányi im Sommer des vergangenen Jahres die Lösung auch an die internationalen Niederlassungen aus. Nun können die Office Manager der Standorte ihre Mitarbeiter selbst verwalten. Damit sollen auch tagesaktuelle Auswertungen, etwa zu Löhnen und Gehältern, möglich sein. „Das System benachrichtigt beispielsweise alle Verantwortlichen automatisch bei Neueintritten oder Abgängen. Das erleichtert die länderübergreifende Personalarbeit wesentlich, schafft Transparenz, spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden“, meint Schlechta.

Next Step: Bewerbermanagement.

Die nächste Erweiterung des HR-Portals ist bereits auf Schiene. In Kürze soll der Echtbetrieb des Recruiting-Moduls starten, um die jährlich rund 2.000 Bewerber in Österreich zu verwalten. Mit dem Modul ist jederzeit der Zugriff auf die Bewerberdaten und -dokumente, anfordernden Stellen und Stellenangebote, aber auch auf die integrierte elektronische Jobbörse möglich.
In der nächsten Zeit plant Kotányi, alle genutzten Funktionalitäten des Systems international auszurollen, um die definierten Unternehmensstandards im Personalbereich umzusetzen und die Qualität der Prozesse weiter zu steigern. „Mit dem System haben die Führungskräfte ein einfaches und übersichtliches Tool zur Verfügung, das wir in den nächsten Jahren weiter ausbauen und optimieren wollen“, blickt Schlechta voraus.