Gastbeitrag: „Warum gibt es dafür eigentlich noch keine App?“ Diese Frage stellt sich nicht nur immer wieder im Privatleben, sondern auch bei der Arbeit. Zwar treiben viele Unternehmen ihre Digitalisierung inzwischen mit Nachdruck voran, doch noch immer verharren viele Geschäftsprozesse in veralteten, oft manuellen Strukturen. Die Lösung Power Apps von Microsoft verspricht Abhilfe – ohne Programmierfähigkeiten. Florian Kiene stellt sie vor.

Foto: Digitall Der Autor Florian Kiene ist Director Functional Consulting Microsoft des Digitalisierungsdienstleisters Digitall Unternehmen haben unzählige Prozesse, die im besten Fall effizient sind, wie Zahnräder ineinandergreifen und so den Geschäftserfolg ermöglichen. In der Praxis stellen allerdings sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende immer wieder fest, dass so mancher Prozess schlicht nicht (mehr) funktioniert. Gerade die fortschreitende Digitalisierung bietet aber Chancen, Ineffizienzen zu beseitigen, die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten und Prozesse immer weiter zu optimieren.

Angesichts des massiven IT-Fachkräftemangels ist es jedoch nicht verwunderlich, wenn Unternehmen mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht in der gewünschten Geschwindigkeit vorankommen. Vielerorts fehlen die dafür notwendigen IT-Mitarbeitenden. Doch was wäre, wenn jeder Mitarbeitende in der Lage wäre, Apps für spezifische Anwendungen zu erstellen? Genau das soll Power Apps von Microsoft ermöglichen.

Apps „entwickeln“ war nie einfacher

Im Grunde ist die Lösung ein Werkzeugkasten, mit dem Anwender selbstständig mobile- und Web-Apps erstellen können. Als Low-Code-Plattform setzt sie dafür keinerlei Programmierkenntnisse voraus, sondern verfügt über Templates, Tools und mehr als 700 Konnektoren, die Anwendern die aufwändige und zeitintensive Programmierarbeit abnehmen. Dabei können Anwender eine Vielzahl von internen und externen Datenquellen anbinden.

Von hohem Nutzen für Unternehmen sind zwei Arten von Apps, die mit Power Apps erstellt werden können:

• Canvas-Apps – Anwender können entweder eine Vorlage oder Beispiel-App auswählen oder mit einem leeren Hintergrund arbeiten und darüber eine für ihre Zwecke maßgeschneiderte Benutzeroberfläche gestalten. Verschiedene Elemente lassen sich auf den Canvas ziehen und im Detail anpassen.
• Modellgesteuerte Apps – Hierbei liegt der App ein Tabellenbasiertes Datenmodell zugrunde. Anwender haben weniger Kontrolle über das Layout, können auf der Basis allerdings schnell Komponenten ergänzen. Diese Apps dienen vor allem dazu, eine Übersicht der Geschäftsdaten zu bieten und dadurch die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Schritt für Schritt zum Ziel

Welche App die richtige ist und wie diese konkret aussehen sollte, hängt davon ab, welchen Zweck sie erfüllen soll. So möchte ein Team vielleicht seine Meetings besser strukturieren und braucht dafür eine App, in der diese Meetings geplant, Ergebnisse festgehalten und Aufgaben verteilt werden können, und die auch noch ermöglicht, alle Informationen schnell mit allen Teammitgliedern zu teilen. Oder das Management möchte es seinen Mitarbeitenden erleichtern, Urlaubsanträge einzureichen, indem es ihnen dafür Apps mit den notwendigen Funktionen – wie Log-in, Kalender, Antragsstatus – baut. Beide Beispiele lassen sich leicht als Canvas-App verwirklichen.

Empfehlenswert ist es Schritt für Schritt vorzugehen und zunächst die zu lösende Herausforderung zu analysieren und in Funktionen zu teilen, die eine Anwendung bieten soll. Dazu hilft es alle beteiligten Mitarbeitende zu berücksichtigen und verschiedene Rollen in der Analyse zu beteiligen. Als nächstes wird basierend darauf werden die Benutzermasken erdacht, die für den Ablauf der App benötigt werden. Als nächstes werden die zu Grunde liegenden Funktionen und Komponenten auf die Masken gelegt und notwendige Daten über für die Anwendung analyisert.

Ergebnisse in kürzester Zeit

Basierend auf diesem Ansatz kann es gut vorbereitet los gehen und eine App erstellt werden. Die Vorbereitung hilft dabei, zu entscheiden, welche Art App genutzt werden soll, und ob eine Vorlage genutzt werden kann. In kürzester Zeit kann ein erster Prototyp erstellt und verprobt werden. Nach diesem Feedback kann die App für den produktiven Nutzen fertiggestellt werden. Wartezeiten von Wochen oder gar Monaten gehören genauso der Vergangenheit an wie lähmende Ineffizienzen und manuelle Prozesse.

Zudem kann die Power App über Coding ergänzt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Anwendung ein komplexeres Szenario abdecken soll und die vorgefertigten Konnektoren im No-Code-Werkzeugkasten dafür nicht ausreichend Flexibilität bieten. Hier sprechen wir vom sogenannten Fusion Development, in dem Anwender und Entwickler Hand in Hand zusammenarbeiten. Der Anwender ist weiterhin für die Oberflächen und No-Code Funktionen verantwortlich und wird vom Entwickler unterstützt, der durch die vorhandenen Oberflächen die Anforderungen sehr viel einfacher nachvollziehen kann als in der traditionellen Anwendungsentwicklung.

Bei komplexeren Szenarien empfiehlt es sich, mit einem No-Code Prototyp zu starten, der bereits einen Mehrwert für das Unternehmen bietet, und diesen im Fusion-Development Team weiter zu verfeinern. Dies ermöglicht es, bereits in kürzester Zeit Ergebnisse zu produzieren.