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Saperion

Elektronische Speditionsakte

Prämiertes ECM-Projekt steigert Produktivität und spart 23 Tonnen Papier im Jahr.

Bereits seit 2003 setzt der Logistikdienstleister Schenker & Co in Österreich auf die elektronische Archivierung seiner Ausgangsdokumente. Wurden zu Beginn lediglich Rechnungen und Lieferscheine digital archiviert, werden seit 2009 sämtliche Akten digitalisiert. Nach dem Umzug der Zentrale fehlte der Lagerplatz für das bisherige Papierarchiv. Zusätzlich sollte jeder Sachbearbeiter alle Dokumente eines Vorgangs sehen können. Hierzu gehören sowohl Verträge als auch Versicherungsakten, Kreditdokumente, Zollformulare, Word-Dokumente sowie E-Mails. Die gesamte Kundenakte sollte digital abrufbar sein, ebenso alle internen Akten des Gebäudemanagements, des Fuhrparks und auch alle Reisekostenabrechnungen. Radim Chval, verantwortlich für das regionale Document Management: „Früher wurden die Akten mit der Hauspost und per E-Mail verteilt. Heute hat jeder Mitarbeiter mittels PC blitzschnellen Zugriff auf jede Akte, für die er eine Berechtigung besitzt.“
Die „Elektronische Speditionsakte“ (ESPA) verbindet dabei die Eingangsrechnungen mit den Ausgangsrechnungen, den CMR-Frachtbriefen und -rechnungen. Schon kurz nach Eingang der Post befinden sich alle Rechnungen, Anhänge etc. im digitalen Briefkasten. Pro Jahr werden circa 2,3 Mio. Ausgangs- und 750.000 Eingangsdokumente digitalisiert.
ECM-Lösung als Basis. Zentral sind die Enterprise Content Management-Module des Berliner Softwarehauses Saperion. Die Module gehen über eine einfache digitale Archivierung hinaus. Sie optimieren Prozesse, lösen Complianceanforderungen
und verknüpfen Informationen wie bei Schenker in der „Elektronischen Spedi-tionsakte“.
Foto: Saperion Aktuell nutzen etwa 180 Mitarbeiter bei Schenker das System Die revisionssichere Archivierung war zentral. Die Dokumenten-Historie hält jeden Zugriff und jede Änderung dauerhaft fest. Die Frage „Wer hat was wann geändert?“ ist jederzeit eindeutig zu beantworten. Vor dem Hintergrund des geplanten Einsatzes in vielen osteuropäischen Ländern war die Unterstützung aller benötigten Sprachen wichtig. Den Vor-Ort-Support für die Lösung übernahm der Wiener IT-Dienstleister Artaker Computersysteme.

Vorteile für die Buchhaltung

Die Einführung der digitalen Archivierung führte laut Schenker zu weiteren Vorteilen: Dokumente werden nun schneller bearbeitet. Eskalations­stufen sind automatisiert und für jeden Vorgang ist der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar. Die Buchhaltung besitzt jederzeit einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen. Die Suche nach Akten ist ebenso passé wie Akten, die nicht bearbeitet werden können, weil sie bereits ein Kollege benutzt. Im Falle einer drohenden Überschreitung von Skontofristen warnt das System die Buchhaltung automatisch.
Auf Basis der digitalisierten Dokumente können automatische Workflows definiert werden. Der Weg einer Rechnung beginnt mit der Digitalisierung und der Erstellung der Schlagworte. Die digitalisierten Dokumente werden automatisch durch die Stammdaten aus dem ERP-System ergänzt. Gleichzeitig erfolgt der Abgleich mit den erwarteten Kosten. Bei Rechnungen schließt sich je nach deren Höhe die automatisierte Freigabe durch einen oder mehrere Sachbearbeiter an. Die Verteilung auf die „richtige“ Geschäftsstelle und Abteilung erfolgt ebenfalls automatisch. Nach der Freigabe erhält die Buchhaltung den vorkontierten Vorgang zur Endkontrolle und Übergabe ins SAP-System. „Durch die Digitalisierung und die automatischen Workflows hat sich die Bearbeitung einer Rechnung von etwa vier Stunden auf vier Minuten verringert“, sagt Silke Willisits, Saperion-Verantwortliche in der Finanzabteilung von Schenker.

Ausgezeichnete Lösung

Mit dem neuen System trat der digitale Zugriff an die Stelle des physischen Transports von Akten. Die Einführung des Systems durch den Wiener Saperion-Partner Artaker Computersysteme hat sich laut Schenker binnen eines Jahres amortisiert. Die Papierersparnis beträgt 23 Tonnen pro Jahr. Der Logistikdienstleister wurde dafür mit dem Pentadoc „ECM Award 2012“, einer Auszeichnung für erfolgreiche Enterprise-Content-Management-Projekte in Österreich, aus­gezeichnet und erzielte in der Kategorie „Wirtschaftlichkeit“ den ersten Platz.
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