Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
A1 und KSV1870 bewerten Cyber-Risiken von Unternehmen 15. 06. 2024
A1 und KSV1870 haben eine strategische Kooperation geschlossen, um Unternehmen in Österreich einen umfassenden Cyber-Sicherheitsnachweis zu ermöglichen. Diese Zusammenarbeit zielt darauf ab, die Transparenz und Sicherheit in lokalen und globalen Lieferketten zu erhöhen, indem ein strukturiertes und anerkanntes Rating gemäß den Richtlinien von NIS2 und DORA etabliert wird.
Sage übernimmt HR-Module von Ammonit 12. 06. 2024
Die Akquisition stärkt Sage DPW, Sages HR-Lösung für den österreichischen Markt.
Innovationen und Netzwerke im Fokus: LEARNTEC 2024 schließt erfolgreich ab 06. 06. 2024
Die 31. Ausgabe der LEARNTEC, Europas führende Messe für digitale Bildung, bot ein breites Spektrum an Innovationen und Vernetzungsmöglichkeiten. Über 14.000 Teilnehmende aus 43 Ländern, trafen sich und 419 Aussteller in Karlsruhe, um die neuesten Entwicklungen im digitalen Lernen zu erkunden und sich auszutauschen. Das vielseitige Programm, ergänzt durch einen Outdoorbereich mit Festivalcharakter, setzte neue Maßstäbe.
Digitale Buchhaltung leicht gemacht 05. 06. 2024
Das Kärntner Start-up Bookkeepr präsentiert eine benutzerfreundliche App für EPUs und Kleinstunternehmen.
Start in Belgien, Finnland, Portugal und Tschechien 04. 06. 2024
refurbed, ein Online-Marktplatz für refurbished Produkte, erschließt neue Märkte und startet in Belgien, Finnland, Portugal und Tschechien.
Erweiterung der Datenfreiheit für Veeam-Kunden: Proxmox VE-Support kommt 28. 05. 2024
Veeam Software kündigt die Unterstützung für Proxmox VE an, eine häufig nachgefragte Virtualisierungsplattform, um das Datenmanagement und die Cyber-Resilienz zu verbessern.
ISPA sieht einen Rückschlag für den Datenschutz in EUGH Urteil 16. 05. 2024
Die ISPA, der Interessenverband der österreichischen Internetwirtschaft, äußert sich besorgt über das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Vorratsdatenspeicherung. Der Verband sieht darin eine ernsthafte Bedrohung für Grundrechte und fordert die Politik auf, gegen überzogene Überwachungstendenzen klar Stellung zu beziehen, eine umfassende Überprüfung der aktuellen Rechtslage zur Vorratsdatenspeicherung durchzuführen, klare Grenzen zu setzen und die Freiheiten der Menschen in einer digitalisierten Welt zu bewahren.
AWS startet in neue Ära der KI-gestützten Softwareentwicklung 14. 05. 2024
AWS erweitert mit Amazon Q die Möglichkeiten der Softwareentwicklung durch den Einsatz von KI. Die Plattform fördert die Automatisierung und bietet umfangreiche Integrationsoptionen, wodurch Unternehmen unterschiedlicher Größe ihre Daten sicher und effizient verwalten können. Mit Amazon Q stellt AWS ein Tool bereit, das sowohl die Entwicklergemeinschaft als auch nicht-technische Mitarbeiter unterstützt.
Studie von Ping Identity enthüllt Lücken im Identitätsschutz 08. 05. 2024
Eine internationale Umfrage von Ping Identity offenbart, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten bei der Identitätsverifikation haben und unzureichend gegen KI-basierte Angriffe geschützt sind. Die Ergebnisse der Umfrage verdeutlichen, dass Unternehmen im Bereich Identitätsschutz im KI-Zeitalter noch großen Nachholbedarf haben. Experten empfehlen dringend, Investitionen in fortschrittlichere Technologien und Strategien zu tätigen, um sich gegen die wachsenden Bedrohungen durch künstliche Intelligenz zu wappnen.
Sichere Geldanlage mit IT-Expertise made in Austria 08. 05. 2024
Die Anforderungen für Bundeschatz, das neue Geldanlegerprodukts des Bundes, waren hoch: Die Web-Applikation sollte äußerst benutzerfreundlich und zugleich in höchstem Maße sicher sein und die Entwicklung sollte in Rekordzeit umgesetzt werden. Erfüllt wurden diese Anforderungen von einem Spezialisten für Custom Software Development mit Headquarter in Wien.
Commvault startet Cloud-basierte Cleanroom-Recovery-Lösung 02. 05. 2024
Commvault präsentiert eine neue, in der Cloud gehostete Lösung zur Datenwiederherstellung, die speziell für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde.
Bedrohungslage für ERP-Systeme verschärft sich drastisch: Neue Studie zeigt Zunahme der Ransomware-Vorfälle 02. 05. 2024
Eine aktuelle Untersuchung der Sicherheitsunternehmen Onapsis und Flashpoint offenbart eine alarmierende Zunahme von Ransomware-Angriffen auf SAP-Systeme. Die Studie dokumentiert einen Anstieg der Attacken um 400 Prozent, was auf eine erhöhte Ausnutzung von Schwachstellen in ERP-Systemen zurückzuführen ist. Die Cyberangriffe erreichen neue Dimensionen.
Veeam baut seine Marktführerschaft im Bereich der Datensicherung weiter aus 02. 05. 2024
Laut einem aktuellen Bericht der International Data Corporation (IDC) bestätigt Veeam seine führende Position im globalen Markt für Datenreplikations- und Schutzsoftware durch kontinuierliches Wachstum und Innovation. Die neuesten Produktentwicklungen und strategischen Partnerschaften unterstreichen die Reaktion auf die Herausforderungen moderner IT-Umgebungen und Cyberbedrohungen.
Neue Visualisierungstools unterstützen Biomediziner und Datenjournalisten 02. 05. 2024
Ein Forschungsverbund unter Beteiligung der FH St. Pölten und weiterer renommierter Institutionen entwickelte neue Hilfsmittel für Visual Analytics, die speziell auf die Bedürfnisse von Biomedizinern und Datenjournalisten zugeschnitten sind.
Langzeitstudie analysiert KI-Einsatz in B2B Social-Media-Kommunikation 24. 04. 2024
Die Langzeitstudie zur Social-Media-Kommunikation von B2B-Unternehmen ist heuer zum 14. Mal angelaufen. Dieses Jahr liegt ein besonderes Augenmerk auf dem Einfluss künstlicher Intelligenz.
Österreichs Bundesrechenzentrum fördert Nachhaltigkeit durch CO2-freie IT 23. 04. 2024
Das IT Rechenzentrum des Bundes in Wien treibt mit grünem Strom und innovativen Energierückgewinnungssystemen die Nachhaltigkeit in Österreichs IT-Landschaft voran.
Wachsender Bedarf an digitaler Sicherheit durch Post-Quanten-Kryptographie 22. 04. 2024
Die Ergebnisse des PKI & Digital Trust Report 2024 von Keyfactor und Vanson Bourne unterstreichen den dringenden Bedarf an verbesserten Sicherheitsmaßnahmen in Unternehmen im Hinblick auf die bevorstehende Ära der Quantencomputer.
KI sichert Lieferketten 22. 04. 2024
SAP unterstützt mit KI-gestützten Lieferketteninnovationen bei der Umgestaltung der Fertigung.
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Evy Solutions

KI sorgt für 90 Prozent Zeitersparnis bei der Auftragsverarbeitung

Der Großhändler Antalis setzt bei der Bestellverarbeitung eine KI-gestützte Software-Lösung

Foto: pixabay Die Lösung von Evy Solutions setzt auf einen KI-gestützten, textbasierten Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen Bei Antalis, einem der weltweit führenden Großhändler für Papier, Verpackungslösungen und visuelle Kommunikationsmittel, flattern tagtäglich Unmengen an Bestellungen in die verschiedenen Postfächer des Unternehmens. Einen einzelnen Auftrag manuell zu bearbeiten, dauerte bisher circa vier Minuten. Die KI-basierte Software von Evy Solutions schafft das hingegen mithilfe einer intelligenten Automatisierung in durchschnittlich nur 15 Sekunden – eine Zeiteinsparung von über 90 Prozent.

Das Besondere an der Lösung ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen, sprich – der Lösung ist es egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von circa 90 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. Bei Antalis ist die Software seit September 2020 im Auftragsmanagement im Einsatz. IT-Systemadministrator Rouven Bartmann erinnert sich an die Zeit vor der Einführung: „Bevor wir Evy Solutions im Einsatz hatten, hat sich ein Mitarbeiter die neue Bestellung aus dem Eingangsordner geschnappt, sie ausgedruckt und dann manuell in unser SAP-System eingegeben.“ Vom Bestelleingang bis zu dem Zeitpunkt, ab dem die Bestellung im System sichtbar war, dauerte der Vorgang bis zu vier Minuten. Darüber hinaus war die manuelle Bearbeitung fehleranfällig.

Foto: Antalis Rouven Bartmann, IT-Systemadministrator bei Antalis: „Wir konnten mit der Lösung binnen nur weniger Wochen live gehen. Bereits nach vier Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie gebraucht haben“ Bestellungen verarbeiten in nur 15 Sekunden statt vier Minuten

Heute dauert der ganze Prozess – dank der Automatisierung durch die Software – nur noch circa 15 Sekunden und sieht aus wie folgt: Die Software Evy Xpact liest aus den Bestellungen – meist PDF- oder Office-Dateien, aber auch reine E-Mail-Texte – die für die Bearbeitung des Auftrags nötigen Positionen aus. Dazu zählen unter anderem Mengen-, Artikel- und Kundennummer. Lässt sich etwa keine Kundennummer finden, sucht die Lösung stattdessen automatisch nach der Umsatzsteuernummer und ermittelt mit Hilfe einer hinterlegten Tabelle daraus die Kundennummer. Sollte auch keine Umsatzsteuernummer angegeben sein, ist auch das kein Problem, die Software ermittelt diese dann anhand der Lieferantennummer.

Sind alle auftragskritischen Angaben geklärt, liest die Software als nächstes automatisch die Lieferadresse sowie den Liefertermin aus, gefolgt von den Daten zur Bestellung selbst, wie etwa Bestellnummer, Bestellname sowie Artikelnummer und Mengeneinheit. Auch hier gibt es einige Fallstricke zu beachten. Ein Beispiel: Der Kunde bestellt drei Stück eines bestimmten Artikels, meint damit aber keine Einzelpositionen, sondern Kartons oder Rollen, die er in seinem System als Stück angelegt hat. Hier muss die Lösung die richtige Mengeneinheit identifizieren. „Wir haben dazu eine Matching-Tabelle in Evy Xpact hinterlegt, die aus der Bestellhistorie für jeden Kunden die jeweils korrekten Mengeneinheiten parat hält“, erläutert Bartmann. Für den Fall, dass die Software im Validierungsprozess fehlende Angaben identifiziert, die sie nicht selbst ersetzen kann, schickt sie automatisch eine Fehlermeldung, und die Bestellung wird manuell bearbeitet.

Die fertig ausgelesene Bestellung wird dann in die bestehende EDI (Electronic Data Interchange)-Lösung hochgeladen. Dort werden die Daten von Mitarbeitern so aufbereitet, dass sie sich im Anschluss in SAP weiterverarbeiten lassen. „Dieser Schritt ließe sich theoretisch ebenfalls über die Lösung abbilden, aber wir haben uns entschlossen, das intern zu machen, da wir so flexibler sind, was die weitere Verarbeitung für verschiedene Abteilungen und Länder betrifft“, erklärt Bartmann. „Sprich, wir haben die Lösung so aufgesetzt, dass wir bei Anpassungen, die in SAP stattfinden, nicht auf externen Support durch Evy Solutions angewiesen sind, sondern das intern bearbeiten und aktualisieren können.“ 

Schnell einsatzbereit dank selbstlernender Künstlicher Intelligenz

Was die Einführung und weitere Entwicklung der Software betrifft, meint Bartmann: „Wir hatten uns dafür keinen festen Zeitrahmen gesteckt, sondern wollten uns Zeit nehmen, um langsam an eine automatisierte Auftragsannahme mit KI heranzugehen, was für uns komplettes Neuland war.“ Doch dann ging alles einfacher und schneller als gedacht. „Wir konnten mit der Lösung binnen nur weniger Wochen live gehen. Bereits nach vier Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie gebraucht haben“. Am Anfang hatte sich die IT-Abteilung von Antalis drei, vier Test-Kunden herausgepickt, mittlerweile laufen die Bestellungen mehrerer 100 Kunden reibungslos über die Software, und es kommen pro Monat zehn bis 20 neue Fälle hinzu, die für die Lösung in Frage kommen. Lediglich Aufträge von Kunden, die keine Stammdaten wie etwa Artikelnummer mitschicken, kommen für eine Umstellung auf die Software nicht in Frage. Und obwohl aktuell bereits 700 Aufträge über Evy Xpact laufen, weiß Bartmann: „Bis jetzt haben wir nur einen geringen Teil unserer Kunden umgestellt und verfügen noch über ein Riesenpotenzial, das wir Stück für Stück weiter ausschöpfen werden.“

Foto: Antalis Aktuell nutzt Antalis die Lösung nur für die Bestellverarbeitung, künftig sollen auch die Wareneingangslieferscheine oder Rechnungen von Dienstleistern über Evy Xpact abgewickelt werden Transparente Preisgestaltung und guter Support

Gefragt, was ihm an der Lösung besonders gut gefällt, nennt Bartmann den Trainingsmodus der Software, den Anwender mit Hilfe diverser Schlagworte über das Frontend ganz einfach selbst erweitern und verwalten können. Ein Beispiel ist die Bestellnummer: „Es gibt Kunden, die schreiben Bestellnummer oder aber Bestell-Nummer, Bestellnr. etc. Mittlerweile haben wir dem System antrainiert, über 30 verschiedene Varianten zu erkennen. Und wenn das Antalis-Team darüber hinaus Anpassungswünsche hat, so werden diese vom Hersteller immer rasch umgesetzt. Evy unternimmt immer sofort etwas, wenn es einmal irgendwo hakt und entwickelt die KI beständig weiter, so dass sie Dokumente immer noch präziser analysieren kann“, weiß Bartmann.

Aus finanzieller Sicht wiederum fällt bei Antalis das sogenannte Pay-Per-Use-Modell positiv auf. Das bedeutet, dass Kunden neben einer monatlichen Nutzungsgebühr nur für jeweils das Dokumentenvolumen bezahlen, was benötigt wird. Dadurch entstehen auch keine zusätzlichen Kosten für das Onboarding von Dokumenten neuer Partner oder Kunden. „Es gibt Lösungen, die für jedes neues Format bzw. Bestellformular eine extra Gebühr verlangen, das ist bei Evy Solutions nicht so“, freut sich Bartmann.

Trotz aller Vorteile hat die Umstellung im Vertrieb, dessen Aufgabe u.a. die Auftragsverarbeitung ist, auch etwas Überzeugungsarbeit gebraucht. „Anfänglich gab es von dem einen oder anderen Mitarbeiter durchaus Vorbehalte gegen die Lösung, verbunden mit der Angst, bald überflüssig zu werden“, so Bartmann. Aber ein klares Statement der Geschäftsführung dazu, dass mit der Lösung keinerlei Arbeitsplätze eingespart werden sollen, sondern diese ihnen im Gegenteil die Arbeit erleichtert, indem sie monotone Tätigkeiten übernimmt, und Zeit schafft für hochwertigere Arbeiten wie etwa Beratungsgespräche, überzeugte die Mitarbeiter schnell von den Vorteilen der Automatisierung.

Neue Anwendungsfelder

Antalis ist sich der Bedeutung von KI für Unternehmensprozesse bewusst und setzt auf innovative Lösungen, die sowohl die Effizienz der Zusammenarbeit mit Kunden als auch der internen Abläufe erhöhen. Digitalisierung ist ein wichtiger strategischer Faktor, den das Unternehmen fokussiert – sei es mittels KI-Unterstützung im Auftragsmanagement, durch Partnerschaften mit dem Software-Unternehmen Zaikio für effizientere Kundenbestellungen oder mit einem konsequenten, kundenfreundlichen Ausbau des eigenen Webshops.

Folglich beabsichtigt Antalis in Zukunft auch noch weitere Geschäftsprozesse über die Evy Xpact abzuwickeln. „Aktuell nutzen wir die Lösung nur für die Bestellverarbeitung, aber wir haben noch viele weitere Ideen. So sollen auch die Wareneingangslieferscheine oder Rechnungen von unseren Dienstleistern in Zukunft über Evy Xpact abgewickelt werden“, so Bartmann.

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