Alle 14 Tage aktuelle News aus der IT-Szene   >   
SmartMeeting: Kürzer „meeten“ und trotzdem mehr schaffen 21. 09. 2023
Philips spendiert seiner Dokumentationslösung für Meetings „SmartMeeting“ neue KI-Funktionen, um den Overhead bei Meetings weiter zu reduzieren.
„Hacking the Hackers“ 18. 09. 2023
Ein Profiler erzählt auf der diesjährigen it-sa gewissermaßen direkt aus dem Nähkästchen krimineller Hacker.
Atos unterstützt FH Technikum Wien mit moderner Serverinfrastruktur 12. 09. 2023
Die FH Technikum Wien hat kürzlich 32 Server von Atos entgegengenommen. Die modernen Geräte unterstützen künftig Forschung und Lehre der Bildungseinrichtung mit ausreichend Rechenkapazität.
Neue Generation von Relations CRM angekündigt 07. 09. 2023
Version 8 bringt eine Reihe an Neuerungen und Verbesserungen in die Business-Lösung von Sunrise Software.
Disruptionspotenzial von KI-Anwendungen in vielen Branchen unterschätzt 23. 08. 2023
Gesundheitssektor und Handel prognostizieren die stärksten Umwälzungen für ihre Branchen. Die Mehrheit der Dienstleister glaubt nicht, dass Geschäftsmodelle und Angebote sich durch ChatGPT und Co. verändern – Banken sind besonders defensiv.
Bericht zeigt: Passwörter sind nach wie vor das schwächste Glied 22. 08. 2023
Der Specops Weak Password Report zeigt auf, welche gravierenden Sicherheitsmängel weiterhin bei Passwörtern herrschen und warum eine stärkere Durchsetzung von Passwortrichtlinien die beste Verteidigung sein kann.
Nutanix bringt "GPT-in-a-Box" 21. 08. 2023
Das Komplettpaket vereinfacht den Betrieb von neuralen Netzwerkmodellen in Unternehmen.
accompio Unternehmensgruppe geht an den Start 18. 08. 2023
Die neue Dachmarke bündelt die Kompetenzen von fünf IT-Unternehmen.
Arbeitsmarkt: Nachfragerückgang auf hohem Niveau 17. 08. 2023
Der Spezialisten-Index von Hays verzeichnet einen Nachfragerückgang quer durch alle Fachbereichen. In der IT-Branche wurden vor allem weniger IT-Security-Spezialist:innen, IT-Architekt:innen sowie IT-Supporter:innen gesucht.
Yealink intensiviert Präsenz im DACH-Raum 16. 08. 2023
Littlebit Technology vertreibt die Video Conferencing-Produkte des UCC-Herstellers ab sofort in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Einfach digital telefonieren 04. 08. 2023
Die Cloud-Telefonanlage von Easybell jetzt auch in Österreich verfügbar.
Neue Dell-Lösungen beschleunigen Einführung von generativer KI 04. 08. 2023
„Validated Design für Generative AI“ bietet getestete und validierte Kombinationen aus Infrastruktur, Software und Services.
WiFi 6 für KMU 03. 08. 2023
Ein neuer WiFi 6 Access Point von Cambium Networks erleichtert den Einstieg in die WLAN-Technologie der nächsten Generation.
Kyndryl erweitert sein Managed-Security-Services-Portfolio 02. 08. 2023
Der IKT-Dienstleister bietet seinen Kunden ab sofort neue Services zur Bekämpfung von Cyber-Bedrohungen und zur Stärkung der Resilienz nach Angriffen.
Größere Unternehmen digitalisieren besser 01. 08. 2023
Die Bereitschaft, in Digitalisierungsmaßnahmen zu investieren, steigt trotz der aktuellen Krisen – jedoch vor allem im gehobenen Mittelstand. Kleinere Betriebe haben Nachholbedarf.
Riverbed zeichnet Infinigate als „Distributor of the Year“ aus. 31. 07. 2023
Die Infinigate-Gruppe wurde von Riverbed als europäischer Distributor des Jahres ausgezeichnet.
AWS fördert österreichisches Start-up 28. 07. 2023
Das Team von Blackshark.ai wurde als eines von 13 Start-ups für den AWS European Defence Accelerator ausgewählt. 
MP2 erhält Gütezeichen zum Österreichischen Musterbetrieb 26. 07. 2023
Das österreichische IT-Unternehmen überzeugte die ÖQA mit Qualität und Innovation.
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Evy Solutions

KI sorgt für 90 Prozent Zeitersparnis bei der Auftragsverarbeitung

Der Großhändler Antalis setzt bei der Bestellverarbeitung eine KI-gestützte Software-Lösung

Foto: pixabay Die Lösung von Evy Solutions setzt auf einen KI-gestützten, textbasierten Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen Bei Antalis, einem der weltweit führenden Großhändler für Papier, Verpackungslösungen und visuelle Kommunikationsmittel, flattern tagtäglich Unmengen an Bestellungen in die verschiedenen Postfächer des Unternehmens. Einen einzelnen Auftrag manuell zu bearbeiten, dauerte bisher circa vier Minuten. Die KI-basierte Software von Evy Solutions schafft das hingegen mithilfe einer intelligenten Automatisierung in durchschnittlich nur 15 Sekunden – eine Zeiteinsparung von über 90 Prozent.

Das Besondere an der Lösung ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen, sprich – der Lösung ist es egal, an welcher Stelle im Text die wichtigen Informationen stehen. Kunden profitieren dadurch – je nach Einsatzszenario – von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von circa 90 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung. Bei Antalis ist die Software seit September 2020 im Auftragsmanagement im Einsatz. IT-Systemadministrator Rouven Bartmann erinnert sich an die Zeit vor der Einführung: „Bevor wir Evy Solutions im Einsatz hatten, hat sich ein Mitarbeiter die neue Bestellung aus dem Eingangsordner geschnappt, sie ausgedruckt und dann manuell in unser SAP-System eingegeben.“ Vom Bestelleingang bis zu dem Zeitpunkt, ab dem die Bestellung im System sichtbar war, dauerte der Vorgang bis zu vier Minuten. Darüber hinaus war die manuelle Bearbeitung fehleranfällig.

Foto: Antalis Rouven Bartmann, IT-Systemadministrator bei Antalis: „Wir konnten mit der Lösung binnen nur weniger Wochen live gehen. Bereits nach vier Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie gebraucht haben“ Bestellungen verarbeiten in nur 15 Sekunden statt vier Minuten

Heute dauert der ganze Prozess – dank der Automatisierung durch die Software – nur noch circa 15 Sekunden und sieht aus wie folgt: Die Software Evy Xpact liest aus den Bestellungen – meist PDF- oder Office-Dateien, aber auch reine E-Mail-Texte – die für die Bearbeitung des Auftrags nötigen Positionen aus. Dazu zählen unter anderem Mengen-, Artikel- und Kundennummer. Lässt sich etwa keine Kundennummer finden, sucht die Lösung stattdessen automatisch nach der Umsatzsteuernummer und ermittelt mit Hilfe einer hinterlegten Tabelle daraus die Kundennummer. Sollte auch keine Umsatzsteuernummer angegeben sein, ist auch das kein Problem, die Software ermittelt diese dann anhand der Lieferantennummer.

Sind alle auftragskritischen Angaben geklärt, liest die Software als nächstes automatisch die Lieferadresse sowie den Liefertermin aus, gefolgt von den Daten zur Bestellung selbst, wie etwa Bestellnummer, Bestellname sowie Artikelnummer und Mengeneinheit. Auch hier gibt es einige Fallstricke zu beachten. Ein Beispiel: Der Kunde bestellt drei Stück eines bestimmten Artikels, meint damit aber keine Einzelpositionen, sondern Kartons oder Rollen, die er in seinem System als Stück angelegt hat. Hier muss die Lösung die richtige Mengeneinheit identifizieren. „Wir haben dazu eine Matching-Tabelle in Evy Xpact hinterlegt, die aus der Bestellhistorie für jeden Kunden die jeweils korrekten Mengeneinheiten parat hält“, erläutert Bartmann. Für den Fall, dass die Software im Validierungsprozess fehlende Angaben identifiziert, die sie nicht selbst ersetzen kann, schickt sie automatisch eine Fehlermeldung, und die Bestellung wird manuell bearbeitet.

Die fertig ausgelesene Bestellung wird dann in die bestehende EDI (Electronic Data Interchange)-Lösung hochgeladen. Dort werden die Daten von Mitarbeitern so aufbereitet, dass sie sich im Anschluss in SAP weiterverarbeiten lassen. „Dieser Schritt ließe sich theoretisch ebenfalls über die Lösung abbilden, aber wir haben uns entschlossen, das intern zu machen, da wir so flexibler sind, was die weitere Verarbeitung für verschiedene Abteilungen und Länder betrifft“, erklärt Bartmann. „Sprich, wir haben die Lösung so aufgesetzt, dass wir bei Anpassungen, die in SAP stattfinden, nicht auf externen Support durch Evy Solutions angewiesen sind, sondern das intern bearbeiten und aktualisieren können.“ 

Schnell einsatzbereit dank selbstlernender Künstlicher Intelligenz

Was die Einführung und weitere Entwicklung der Software betrifft, meint Bartmann: „Wir hatten uns dafür keinen festen Zeitrahmen gesteckt, sondern wollten uns Zeit nehmen, um langsam an eine automatisierte Auftragsannahme mit KI heranzugehen, was für uns komplettes Neuland war.“ Doch dann ging alles einfacher und schneller als gedacht. „Wir konnten mit der Lösung binnen nur weniger Wochen live gehen. Bereits nach vier Wochen verarbeitete die Software die erste Bestellung exakt so, wie wir sie gebraucht haben“. Am Anfang hatte sich die IT-Abteilung von Antalis drei, vier Test-Kunden herausgepickt, mittlerweile laufen die Bestellungen mehrerer 100 Kunden reibungslos über die Software, und es kommen pro Monat zehn bis 20 neue Fälle hinzu, die für die Lösung in Frage kommen. Lediglich Aufträge von Kunden, die keine Stammdaten wie etwa Artikelnummer mitschicken, kommen für eine Umstellung auf die Software nicht in Frage. Und obwohl aktuell bereits 700 Aufträge über Evy Xpact laufen, weiß Bartmann: „Bis jetzt haben wir nur einen geringen Teil unserer Kunden umgestellt und verfügen noch über ein Riesenpotenzial, das wir Stück für Stück weiter ausschöpfen werden.“

Foto: Antalis Aktuell nutzt Antalis die Lösung nur für die Bestellverarbeitung, künftig sollen auch die Wareneingangslieferscheine oder Rechnungen von Dienstleistern über Evy Xpact abgewickelt werden Transparente Preisgestaltung und guter Support

Gefragt, was ihm an der Lösung besonders gut gefällt, nennt Bartmann den Trainingsmodus der Software, den Anwender mit Hilfe diverser Schlagworte über das Frontend ganz einfach selbst erweitern und verwalten können. Ein Beispiel ist die Bestellnummer: „Es gibt Kunden, die schreiben Bestellnummer oder aber Bestell-Nummer, Bestellnr. etc. Mittlerweile haben wir dem System antrainiert, über 30 verschiedene Varianten zu erkennen. Und wenn das Antalis-Team darüber hinaus Anpassungswünsche hat, so werden diese vom Hersteller immer rasch umgesetzt. Evy unternimmt immer sofort etwas, wenn es einmal irgendwo hakt und entwickelt die KI beständig weiter, so dass sie Dokumente immer noch präziser analysieren kann“, weiß Bartmann.

Aus finanzieller Sicht wiederum fällt bei Antalis das sogenannte Pay-Per-Use-Modell positiv auf. Das bedeutet, dass Kunden neben einer monatlichen Nutzungsgebühr nur für jeweils das Dokumentenvolumen bezahlen, was benötigt wird. Dadurch entstehen auch keine zusätzlichen Kosten für das Onboarding von Dokumenten neuer Partner oder Kunden. „Es gibt Lösungen, die für jedes neues Format bzw. Bestellformular eine extra Gebühr verlangen, das ist bei Evy Solutions nicht so“, freut sich Bartmann.

Trotz aller Vorteile hat die Umstellung im Vertrieb, dessen Aufgabe u.a. die Auftragsverarbeitung ist, auch etwas Überzeugungsarbeit gebraucht. „Anfänglich gab es von dem einen oder anderen Mitarbeiter durchaus Vorbehalte gegen die Lösung, verbunden mit der Angst, bald überflüssig zu werden“, so Bartmann. Aber ein klares Statement der Geschäftsführung dazu, dass mit der Lösung keinerlei Arbeitsplätze eingespart werden sollen, sondern diese ihnen im Gegenteil die Arbeit erleichtert, indem sie monotone Tätigkeiten übernimmt, und Zeit schafft für hochwertigere Arbeiten wie etwa Beratungsgespräche, überzeugte die Mitarbeiter schnell von den Vorteilen der Automatisierung.

Neue Anwendungsfelder

Antalis ist sich der Bedeutung von KI für Unternehmensprozesse bewusst und setzt auf innovative Lösungen, die sowohl die Effizienz der Zusammenarbeit mit Kunden als auch der internen Abläufe erhöhen. Digitalisierung ist ein wichtiger strategischer Faktor, den das Unternehmen fokussiert – sei es mittels KI-Unterstützung im Auftragsmanagement, durch Partnerschaften mit dem Software-Unternehmen Zaikio für effizientere Kundenbestellungen oder mit einem konsequenten, kundenfreundlichen Ausbau des eigenen Webshops.

Folglich beabsichtigt Antalis in Zukunft auch noch weitere Geschäftsprozesse über die Evy Xpact abzuwickeln. „Aktuell nutzen wir die Lösung nur für die Bestellverarbeitung, aber wir haben noch viele weitere Ideen. So sollen auch die Wareneingangslieferscheine oder Rechnungen von unseren Dienstleistern in Zukunft über Evy Xpact abgewickelt werden“, so Bartmann.

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