Die Eferdinger KMC Spedition automatisierte die Erfassung und Klassifizierung ihrer Transportaufträge mit der intelligenten Branchenlösung Xpact Logistics von Evy Solutions.

Foto: KMC KMC verarbeitet pro Monat zwischen 500 und 600 Aufträge – mit Xpact Logistics spart der Familienbetrieb rund 15 Stunden Arbeitszeit pro Woche Der Wettbewerb in der Transportbranche ist hart – mit konsequenter Digitalisierung gelingt Anbietern wie der KMC Spedition der entscheidende Vorsprung. Jüngste Innovation des Familienbetriebs mit Hauptsitz im oberösterreichischen Eferding ist die Einführung der KI-basierten Software „Xpact Logistics“. Diese erfasst Transportaufträge vollkommen automatisch – das spart dem Unternehmen rund 15 Stunden Arbeitszeit pro Woche.

Papierlose Prozesse als Grundlage

Lieferscheine, Frachtpapiere und sonstige Begleitzettel gibt es bei KMC schon länger nicht mehr in Papierform. Der Austausch aller transportspezifischen Dokumente findet nur noch per Mail statt, in der Regel als PDF oder über einem Link. Mitte 2022 hat das Unternehmen sein jüngstes Digitalisierungsvorhaben gestartet: Die automatische Erfassung und Weiterverarbeitung eingehender Kundenaufträge.

Pro Monat verarbeitet KMC zwischen 500 und 600 Aufträge. Bislang war eine Disponentin jeden Tag drei bis vier Stunden ausschließlich damit beschäftigt, die Auftragsdaten aus den PDFs in das Transport-Management-System (TMS) Translogica zu übertragen – eine wiederkehrende und fehleranfällige Arbeit.

Dokumentenanalyse durch KI

Geschäftsführer Kamil Mathajsl wurde auf die Software Xpact Logistics aufmerksam, eine von dem Kölner Start-up Evy Solutions entwickelte KI-Engine. Mit ihrem textbasierten Ansatz ist die Lösung in der Lage, relevante Informationen in unstrukturierten Daten zu identifizieren und zu klassifizieren. Denn auch bei der KMC Spedition sieht kein Auftrag aus wie der andere. Die relevanten Daten stehen an unterschiedlichen Stellen, nicht selten befinden sich wichtige Daten getrennt in verschiedenen Dokumenten oder nicht direkt im PDF, sondern einer ebenfalls beigefügten Excel-Datei oder in der E-Mail selbst. Kein Hindernis für die Software, die sich die relevanten Informationen aus allen Formaten zusammensucht.

Xpact Logistics verfügt über ein natürliches Sprachverständnis, erkennt statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge und optimiert die eigene Spracherkennung beständig selbstlernend. Bereits nach wenigen Wochen Training erreicht die Software laut Anbieter eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent. 50 bis 100 Dokumente reichen meist aus, um einen entsprechenden Kundefall zu erlernen. Die Lösung ist bereits bei einer Reihe von Logistikunternehmen im Einsatz und somit auf die branchentypischen Eigenheiten eingestellt.

Foto: Pixaby Die KI-Engine des Kölner Start-up Evy Solutions verfügt über ein natürliches Sprachverständnis, erkennt inhaltliche Zusammenhänge und lernt selbstständig dazu Software überwacht den Posteingang

Bei der KMC Spedition überwacht Xpact Logistics einen bestimmten Dokumenteneingang (ein E-Mail-Postfach) und sortiert aus allen eingehenden Schriftstücken die Transportaufträge heraus. Der Rest wird in andere Abteilungen weitergeleitet oder bleibt unbeachtet. Aus den PDFs liest die KI die relevanten Informationen aus und durchsucht dabei das gesamte Dokument, nicht nur bestimmte Teilbereiche. So wird zum Beispiel „Rechnungsnummer“ als Position auch identifiziert, wenn sie nicht wie üblich oben rechts, sondern links steht.

Die erfassten Daten überträgt die Erkennungssoftware anschließend automatisch in das TMS. Dafür genügt ein einfaches Skript, das ein IT-Fachmann von KMC erstellt hat. Die zuständigen Sachbearbeiter werden über die erfolgreiche Bearbeitung informiert bzw. der Transportauftrag wird ausgeführt. Über ein entsprechendes Modul nimmt die Software auch die Dokumententrennung vor. Denn manche Kunden schicken auch mehrere Einzelaufträge verpackt in ein einziges PDF, das man erst wieder aufwändig trennen muss. Zusätzlich zu den Daten legt Xpact Logistics das einzelne Auftrags-PDF im TMS ab, damit sich alles an einer Stelle befindet.

Die erfassten Daten werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und dazu mit den Stammdaten des Unternehmens abgeglichen und validiert. Die Software bemerkt auch, wenn ein typisches Merkmal eines Transportauftrages fehlt. In diesem Fall setzt die Software eine Warnung ab und ein Sachbearbeiter oder die Software selbst ergänzt den Auftrag um die fehlenden Informationen.

Erkennungssoftware beschleunigt auch die Rechnungsstellung

Kunden erwarten, dass auf ihren Eingangsrechnungen bestimmte Informationen an bestimmten Stellen stehen. Evy Solutions liest also aus den Aufträgen nicht nur die richtigen Positionen aus (Auftragsnummer oder Ladenummer? Europaletten oder Gitterboxen? etc.), sondern legt diese auch an der passenden Stelle in Translogica ab. Von dort können sie direkt in die Rechnung übertragen werden, was abermals Zeit und Arbeit einspart. Die Buchhaltung muss die automatisch vorbefüllten Rechnungen nur noch versenden. Auch andere Dokumente lassen sich auf die gleiche Art und Weise intelligent auslesen, zum Beispiel Fachbriefe (CMR) oder Lieferscheine.

„Das Preis-Leistungs-Verhältnis der KI-Software ist einfach überzeugend. Außerdem habe ich in der IT-Branche selten so viel Engagement erlebt wie bei Evy Solutions“, zeigt sich Geschäftsführer Mathajsl begeistert. „Wenn man einmal Hilfe braucht, geht Evy umgehend darauf ein und sucht immer auch noch nach alternativen Lösungswegen.“

Link: www.evy-solutions.de