Gastbeitrag: Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Abläufe zu beschleunigen, Sorgfaltspflichten einzuhalten und finanzielle Schäden bzw. Imageverluste zu vermeiden. Welche Faktoren bei der Digitalisierung von Vertragswerken zu beachten sind, erläutert Robin Schmeisser.
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Der Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer von Fabasoft Contract, einem Anbieter von Vertragsmanagement-Software.
Verträge enthalten eine Vielzahl von Verpflichtungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um rechtliche, wirtschaftliche und reputationsbezogene Risiken zu vermeiden. Was viele nicht beachten: Diese Verpflichtungen gehen weit über die vereinbarten Leistungen hinaus. Aus den Verträgen ergeben sich auch umfangreiche Compliance-Vorgaben, die alle beachtet werden müssen, etwa gesetzliche Anforderungen, interne Richtlinien oder branchenspezifische Standards.
Um diese Compliance-Vorgaben einzuhalten und daraus resultierende finanzielle Schäden durch Vertragsstrafen, Umsatzverlust oder Schadensersatzforderungen zu verhindern, bedarf es einer laufenden Prüfung und Überwachung sämtlicher Vereinbarungen. Doch mit steigender Menge und Vielschichtigkeit der Regelwerke ist dies auf manuellem Wege mittlerweile nicht mehr zu schaffen. Schnell hat man den Überblick verloren – Unternehmen sind deshalb zunehmend auf die Digitalisierung der Prozesse angewiesen, die sich aus den vertraglichen Verpflichtungen ergeben. Neuere Entwicklungen wie das deutsche LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), die EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) im Finanzsektor oder die bereits bekannte DSGVO verstärken diese Notwendigkeit zusätzlich. Folgende Punkte sind dabei zu beachten.
Damit alle Informationen überschaubar bleiben, müssen Unternehmen mit einem digitalen Vertragsarchiv einen „Single Point of Truth“ (SPOT) schaffen. Darin sind sämtliche Unterlagen revisionssicher gespeichert. Der SPOT bildet die Basis, um sowohl den bestehenden Vertragsbestand als auch die künftige Erstellung von Vereinbarungen regelkonform zu managen. Bei der Erzeugung neuer Verträge gelangen die je nach Geschäftsfall individuellen Metadaten nach der direkten Erfassung in der digitalen Vertragsakte automatisch in das Dokument. Zusätzlich sorgt die Verwendung von Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken dafür, dass alle notwendigen und aktuell gültigen Vorgaben Berücksichtigung finden. Die Vorlagen setzen die Rechtsexpert:innen im Vorfeld auf, Änderungen an den Textpassagen führen nur die im jeweiligen Kontext berechtigten Personen durch. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko.
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Digitale Lösungen machen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben schnell, effizient und revisionssicher.
Digitale Geschäftsprozesse etablierenUm rechtliche und organisatorische Vorgaben wie Prüfschritte, Risikobewertungen oder Genehmigungsrichtlinien verlässlich einzuhalten, braucht es strukturierte digitale Prozesse. Dadurch werden unter anderem alle gemäß Compliance-Vorschriften zu involvierenden Abteilungen – etwa Legal, Purchasing oder andere Bereiche – nachweislich in die Workflows miteinbezogen.
Dabei ist es vom jeweiligen Geschäftsfall abhängig, wie der Prozess abläuft: Zum Beispiel per Vieraugenprinzip ab einer bestimmten Vertragssumme oder mithilfe der Einbindung des CISOs (Chief Information Security Officers) bei Softwareentscheidungen.
Auch beim Lieferantenmanagement kommen digitale Workflows zum Einsatz: Diese ermöglichen ein nachweislich sorgfältiges Sourcing neuer Lieferanten. Zum Beispiel in Form einer gesteuerten Sicherheitsüberprüfung bei Anbietern kritischer IT-Dienstleistungen (DORA) oder einer automatisierten Erinnerung an auslaufende, zu erneuernde Zertifikate und Nachweise (unter anderem beim LkSG). Nach dem erfolgreichen Generieren der Vereinbarungen verläuft der Zeichnungsprozess dank fortgeschrittener, oder – wo benötigt – qualifizierter elektronischer Signatur schnell, sicher und nachvollziehbar.
Bei laufenden Verträgen müssen Unternehmen regelmäßig ein Monitoring und Reporting durchführen, um den Überblick über Compliance-Risiken zu behalten. Sind alle relevanten Informationen bereits im Voraus in der digitalen Akte hinterlegt, funktioniert dies auf Knopfdruck. Der Einsatz automatisierter Auswertungen bietet sich speziell dann an, wenn Betriebe der Berichtspflicht unterliegen – etwa bei der Datenverarbeitung – oder bei jährlichen und Ad-hoc-Revisionen. Zusätzlich lassen sich Risikoauswertungen oder andere Berichte einfach und medienbruchfrei mit den Aufsichtsbehörden teilen.
Compliance-Anforderungen legen einheitliche Vorgehensweisen bzw. Spielregeln fest, die zum Schutz der Firmen und deren Stakeholder dienen. Verhalten sich Unternehmen „compliant“, minimieren sie einerseits rechtliche und wirtschaftliche Risiken, andererseits stärken sie ihre Kundenbeziehungen nachhaltig. Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt dabei, neue sowie laufende Vereinbarungen zu überwachen und damit die Sorgfaltspflichten jederzeit zu erfüllen. Mit der Definition der richtigen digitalen Prozesse gelingt dies schnell, effizient und revisionssicher.
