Dokumentenmanagement und elektronischer Workflow statt Scan-Dienstleistung bei Tupperware Österreich.

Foto: Tupperware Haushaltswarenhersteller Tupperware profitiert mit dem elektronischen System zur Rechnungsbearbeitung nicht nur von dem Raumgewinn, sondern auch von einer schnelleren Abwicklung des Rechnungsprozesses, der zudem ortsunabhängig ablaufen kann Da das Rechnungsarchiv von Tupperware wertvollen Platz blockierte und sich nicht für die schnelle Suche nach abgelegten Informationen eignete, plante das Unternehmen dessen Digitalisierung. Anstelle der Beauftragung eines Scandienstleisters entschied sich das Unternehmen für ein elektronisches System zur Rechnungsbearbeitung in Kombination mit einem rechtssicheren digitalen Archiv.

Raumeinsparung als Hauptziel

Der eigentliche Plan von Tupperware Österreich lautete, das Rechnungsarchiv zu digitalisieren, da die in Österreich aus steuerrechtlichen Gründen sieben Jahre lang aufzubewahrenden Rechnungen bereits einen kompletten Raum beanspruchten. „Den nötigen Scanprozess vollständig und rechtssicher durch einen Dienstleister erledigen zu lassen, wäre relativ teuer gekommen und nach jedem Geschäftsjahr wieder fällig gewesen“, erläutert Peter Moser, Operations Manager von Tupperware Österreich. „So kamen wir auf die Idee, die Rechnungsbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems in Verbindung mit rechtssicherer Archivierung als Prozess zu digitalisieren, um Papier generell zu vermeiden. Damit reduziert sich unser Papierarchiv jedes Jahr um einen Rechnungsjahrgang, so dass es nach sieben Jahren automatisch komplett entleert ist.“ Dass die Digitalisierung noch viele weitere Vorteile wie ortsunabhängige Prozessarbeit, schnelleres Auffinden von Informationen und beschleunigte Bearbeitungszeiten mit sich brachte, sieht der IT-Verantwortliche als überaus positive Nebeneffekte.

Zunächst ging es um die Auswahl des geeigneten Anbieters. Die Wahl fiel schließlich auf Konica Minolta, die bereits Multifunktionssysteme (MFPs) an Tupperware lieferten. Bei der Auswahl kam es Moser auf eine schnell umsetzbare Lösung mit einfacher Benutzeroberfläche an, die gut an die individuellen Abläufe angepasst werden kann, damit die Mitarbeiter sie schnell erlernen und annehmen. Konica Minolta präsentierte eine entsprechende Lösung, die ebenfalls der Anforderung entsprach, jederzeit skalierbar zu sein, um auch ein zunehmendes Rechnungsvolumen problemlos bearbeiten zu können. Entgegen kam Tupperware auch das Lizenzmodell, das nur gleichzeitig zugreifende Nutzer zählt und keine Namenslizenzen vorsieht, wie Moser erläutert: „Neben vier Power-Usern, die häufig das System nutzen, gibt es viele weitere Nutzer, die beispielsweise für Rechnungsfreigaben nur gelegentlich zugreifen. Wenn wir für alle Lizenzen benötigt hätten, wäre schnell einer hoher Fixkostenblock entstanden. So aber profitieren wir von einem guten Preis-Leistungsverhältnis.“

Foto: Tupperware Peter Moser, Operations Manager, Tupperware Österreich: „Dank Dokumentenmanagement reduziert sich unser Papierarchiv jedes Jahr um einen Rechnungsjahrgang, so dass es nach sieben Jahren automatisch komplett entleert ist.“ Umfassende Prozessplanung hat essenzielle Bedeutung

Die Einrichtung und individuelle Anpassungen der Lösung erfolgte überwiegend direkt zwischen den zuständigen Sachbearbeitern und dem ECM-Projektteam von Konica Minolta. In der Vorbereitungsphase waren auch die Leitungskräfte des Finanzbereichs und der Buchhaltung eingebunden. Als größte Herausforderungen erachtet Moser im Vorfeld, „herauszufinden, was man wirklich will und wie es im System am besten abzubilden ist“.

Die gute Planung zahlte sich aus, denn nach einer kurzen Einweisung haben alle Anwender die aufgrund der gewohnten Windows-Oberfläche selbsterklärende Lösung sehr gut angenommen. Nun kann jeder Lieferant von Tupperware Österreich Rechnungen in elektronischer Form an eine nicht namensbezogene E-Mail-Adresse schicken. Die Rechnungen müssen keinem bestimmten Rechnungsformat entsprechen, ein gewöhnliches PDF-Dokument genügt. Kostenstellenverantwortliche erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung, um Rechnungen zur Zahlung freizugeben. Papierbasierte Rechnungen, die per Post ankommen, werden an einem hierfür angeschafften Dokumenten-Desktop-Scanner eingescannt und entsprechend der digital eintreffenden Rechnungen weiterverarbeitet. Außerdem kann Tupperware auch seinen Lieferanten den Versand elektronischer Rechnungen anbieten, da sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen rechtssicher archiviert werden.

Aktueller Rechnungsstatus ist jederzeit transparent

Neben dem Entfall der physischen Ablage, profitiert Tupperware von einer erhöhten Transparenz, da der Rechnungsstatus jederzeit und ortsunabhängig abrufbar ist. „Während die papierbasierten Rechnungen zuvor je nach Bearbeitungsstatus verschiedene Ordner durchlaufen mussten, erkennt man heute auf Knopfdruck, welche Rechnungen eingegangen, bearbeitet, freigegeben, bezahlt und zur Ablage fertig sind“, so Moser, dem der ortsunabhängige elektronische Workflow gerade in Covid-19-Zeiten extrem nutzt. So lassen sich Rechnungen nun auch einfach im Homeoffice bearbeiten, genehmigen und automatisch an den Nächsten weiterleiten.

„Ansonsten müssten wir die Rechnungen mit der Post von Mitarbeiter zu Mitarbeiter schicken, was sicher ebenso wenig effizient wäre wie Rechnungen so lange in der Firma liegen zu lassen bis die Mitarbeitenden wieder im Büro wären.“ Die Corona-bedingte Ausnahmesituation machte den Vorteil unmittelbar sichtbar, der in der flexiblen Gestaltung des Arbeitsprozesses besteht.