Gastbeitrag: Vier Gründe, warum Firmen ihr Dokumentenarchiv modernisieren sollten, nennt Stephanie Schuldes.

Foto: Optimal Systems Die Autorin Stephanie Schuldes ist Content Managerin im Marketing bei Optimal Systems Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt nachhaltig. Dabei gilt es auch, das Informationsmanagement der Organisation neu zu bewerten und zu modernisieren; Nachfolgend vier Gründe warum und wie man das Dokumentenarchiv modernisieren sollte:

Wachsende rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen

Compliance-Kriterien sind schwierig und kostspielig durchzusetzen (etwa durch die DSGVO). Altsysteme können es noch komplizierter machen, oft sie sind nicht in der Lage, die geforderten Bestimmungen umzusetzen. Hinzu kommt, dass sich Sicherheitsstandards und -technologien ändern und alte Systeme möglicherweise nicht mehr mithalten können (z.B. Verschlüsselung von Daten und Übertragung oder Rollen- und Rechtemanagement im Dokumentenmanagementsystem).

Ein modernes Archivsystem hingegen bietet eine rechtssichere digitale Archivierung, die ermöglicht, Papier zu vermeiden und aktuelle Sicherheitsstandards umzusetzen.

Integration mit moderneren Systemen

Wenn einige IT-Systeme neue Technologien früher implementieren als andere, kann die Integration gefährdet sein. Was passiert, wenn die neueste ERP-API nicht mit der Schnittstelle des alten Archivsystems kompatibel ist? Man könnte warten, bis das ältere System aufholt. Aber das wird vielleicht nicht passieren. Und in jedem Fall wird das Warten die Aktualisierung andere Anwendungen verlangsamen und man kann nicht von Fehlerbehebungen oder neuen Funktionen profitieren.

Moderne Archivsysteme nutzen zukunftssichere und Cloud-native Technologien. Sie bilden eine zentrale Datenplattform, auf die von allen Anwendungen zugegriffen werden kann, kommunizieren über Schnittstellen/APIs mit anderen Systemen und können langfristig genutzt werden.

Hohe Wartungsgebühren für wenig Mehrwert

Die Kosten für Altsysteme sind oft viel höher als angemessen. In manchen Fällen wird ein vielseitiges ECM nur als Archivierungstool genutzt. Dadurch werden nicht nur leistungsfähigere Funktionen vernachlässigt, sondern auch Wartungsgebühren verschwendet. Zudem stellt die Komplexität eine Herausforderung für den Geschäftsbetrieb und die Effizienz der Mitarbeiter dar.

Ein modernes Archivsystem erfüllt die Anforderungen des Unternehmens und reduziert die Infrastrukturkosten. Da eine cloudbasierte Architektur eine exakte Skalierung nach Bedarf erlaubt (z.B. Auslagerung einzelner Dienste für Tage mit Lastspitzen), muss teure Infrastruktur nicht langfristig vorgehalten werden, sondern kann nach Bedarf gebucht werden. Zudem ermöglicht ein Cloud-natives Archivsystem die Verwendung von Open-Source-Datenbanken (z. B. PostgreSQL) anstelle von teuren proprietären Datenbanken.

Das Dokumentenarchiv passt nicht in die Cloud-Strategie

Es steht fest, dass die Cloud hier ist und bleiben wird. Selbst wenn Sie im Moment gute Gründe haben, nicht umzusteigen, werden Sie in ein paar Jahren vielleicht anders denken. Ein zu langes Festhalten an alten Systemen behindert das Wachstum einer Organisation. Vielleicht verlangsamt das Altsystem (das schwächste Glied in der Kette) die Aufrüstung anderer Systeme in der Systemlandschaft. Oder neue Herausforderungen, die sich aus bestehenden Entwicklungen ergeben, können nicht berücksichtigt werden. Jedes technische Potenzial muss voll ausgeschöpft werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein modernes Archivsystem erlaubt den Wechsel in die Cloud in Ihrem eigenen Tempo und ist zukunftssicher.

Der Weg zur Modernisierung        

Bestehende Systeme müssen nicht sofort abgeschafft und ersetzt werden. Stattdessen sollten Sie eine separate Basis aufbauen, um die von Ihnen genutzten Daten und Dokumente an einem einzigen Ort zu verwalten. Auf diese Weise können die Daten – unter Ausnutzung der bisherigen Investitionen – für alle im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Eine Cloud-native Architektur ist der Schlüssel zur Zukunftssicherheit: Anstatt eine bestehende Architektur in die Cloud zu portieren, wird das Archiv von Grund auf neu aufgebaut. So kann das System die Vorteile von Cloud-Technologien und -Prinzipien voll ausschöpfen:

• Skalierbarkeit der einzelnen Dienste bei Bedarfsspitzen
• Nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit der Anzahl von Dokumenten, die in einer Systeminstanz verwaltet werden können
• Geringe Ausfallzeiten, da die Microservices automatisch neu gestartet werden
• Kann On-Premises, in der private oder public Cloud oder in einem hybriden Szenario betrieben werden
• Nahtloser Übergang von On-Premises zu Cloud zu jeder Zeit – ohne Code-Migration

Ein hybrider Ansatz

Sie können die Vorteile der Cloud auch jetzt schon nutzen, ohne komplett umzusteigen. Wenn Sie sich für ein Cloud-natives System entscheiden, kann der Code überall laufen. Sie können also On-Premises beginnen, so viele Dienste in die Cloud verschieben, wie Sie benötigen (sogar vorübergehend, um Lastspitzen zu bewältigen), oder komplett migrieren. Ein Beispiel für ein solches Cloud-natives System ist yuuvis Momentum.

Fazit

Legacy-Systeme sind mit einer Reihe von Nachteilen und Risiken für Ihr Unternehmen verbunden. Sie könnten die Compliance, die Sicherheit und die ordnungsgemäße Integration in die Systemlandschaft gefährden. Die Wartungskosten können viel zu hoch sein für das, was Sie im Gegenzug vom System bekommen. Und schließlich kann die Entwicklung der Organisation gebremst werden, was bedeutet, dass sie nicht mit der Konkurrenz mithalten kann.

Ein sinnvoller Ansatz zur Modernisierung von Dokumentenarchiven nutzt bestehende Systeme und kombiniert sie mit neuen Technologien. Die Verwendung einer Cloud-nativen Architektur hilft Ihnen, flexibel zu wählen, wo das System laufen soll: On-Premises, in einer Cloud oder in einer Kombination aus beidem, als hybrider Ansatz. Dies hilft, die Stabilität zu maximieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.