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Sichere Dokumentenablage

Mayr-Melnhof nutzt SharePoint als strategischen ECM-Backbone inklusive nahtloser ERP-Integration und revisionssicherer Archivierung.

Foto: Free-com Christian Cerny, Free-com: „Gesetzeskonformes E-Archiv auf Sharepoint-Basis mit Audit-Proof Add-on“ Neben einer bereits vorhandenen SharePoint-Infrastruktur ein zusätzliches elektronisches Archiv-System (E-Archiv) zu betreiben, um den gesetzlichen Archivierungspflichten nachzukommen, erscheint auf den ersten Blick redundant. „Ab Version 2010 wird von Wirtschaftsprüfern zwar grundsätzlich bestätigt, dass SharePoint unter bestimmten Voraussetzungen als E-Archiv verwendet werden kann“, erklärt Christian Cerny, Managing Director des Wiener IT-Dienstleisters und Informationsmanagement-Experten Free-com. „Näher betrachtet zeigt sich jedoch, dass eine konkrete, gesetzeskonforme Umsetzung mit detailliertem Know-how, komplexer Konfiguration und umfangreichen organisatorischen Maßnahmen verbunden ist.“
Abhilfe schafft das AuditProof Add-on von Free-com. Nach der Installation wird SharePoint in einen revisionssicheren Modus versetzt und automatisch überwacht – ohne zusätzliche Compliance-Hardware und auch im Zusammenspiel mit der freien Foundation-Version von SharePoint. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch auf ein Minimum reduziert. Digitale Signaturen samt Zeitstempel stellen zusätzlich die Unversehrtheit aller Dokumente sicher. Das Add-on wurde durch das Wirtschaftsprüfungsinstitut KPMG nach dem Branchenstandard PS880 zertifiziert. Ergänzt wird das Portfolio durch den AuditProof Compliance Manager, ein SharePoint-Add-on, das Unternehmen hilft, notwendige Compliance Richtlinien einzuhalten.

Rundes ECM-System.

Im Einsatz ist SharePoint Add-on, das seit März nun auch für die freie SharePoint Foundation verfügbar ist, bei Mayr-Melnhof, einem Karton- und Packaging-Unternehmen mit Sitz in Wien. Bei der international tätigen Firma löste SharePoint als vollwertiges ECM-System (Enterprise Content Management) die bisher genutzten Insellösungen für die Dokumentenablage Schritt für Schritt ab. Der Dokumenten-Altbestand in der Größenordnung einiger Millionen Files konnte inklusive Indexdaten auf das neue System migriert werden.
Als Datenquelle dienen verschiedene ERP- und Business-Systeme, darunter Dynamics AX und eine AS/400, die verbunden über die Middleware Awelos Dokumente an das ECM liefern. Awelos legt die Dateien nach vorher festgelegten Regeln automatisiert in SharePoint ab. Mit dem Tool Connect können SharePoint-Dokumente passend zum aktuellen Business Context im ERP – etwa das entsprechende Angebot zu einem bestimmten Auftrag – angezeigt und bearbeitet werden. Awelos und Connect sind Softwareprodukte des deutschen Anbieters Actiware, die von Free-com in Österreich vertrieben werden. „Gemeinsam mit unserer Eigenentwicklung AuditProof verfügt Mayr-Melnhof nun über ein wirklich rundes ECM-System samt revisionssicherer Archivierung, das sich hinter anderen ECM-Systemen nicht verstecken muss“, fasst Christian Cerny das Projekt zusammen.
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